Dans le cadre de sa démarche d’achat, l’acheteur doit intégrer les aspects liés aux conditions d’exécution du marché. Les actions conduites par la direction des achats de l’État (DAE) ont pour objectif la recherche du meilleur service au profit des bénéficiaires et des titulaires des marchés.
L’optimisation des processus achat s'articule autour de deux axes principaux.
Une homogénéité du processus d’exécution des marchés pour l’ensemble des acteurs, y compris pour les fournisseurs
L’homogénéité du processus d’exécution des marchés se traduit par la définition et la mise en œuvre de modalités de passation de commande et de facturation sécurisées, intelligibles, uniformes et efficientes. Elle s’accompagne d’actions de communication tout au long de la vie d’un marché.
L’acheteur doit expliciter aux services gestionnaires de la dépense la traduction de ses marchés dans le système d’information CHORUS.
Il doit également indiquer aux fournisseurs les spécificités propres aux règles budgétaire et comptable de l’État.
Ces actions doivent permettre d’assurer des gains de gestion pour l’ensemble des acteurs et faciliter, en interne, le suivi d’exécution des marchés, via des restitutions de données rendues plus exhaustives.
Le recours à des moyens de paiement dématérialisés
Un autre levier d’optimisation de l’ensemble de la chaîne est l’utilisation de moyens monétiques, tels que
- la carte d’achat, pour réaliser les achats de fonctionnement courant, dont le nombre s’élève à près de 30 000 en 2024 ;
- la carte affaires, utilisée pour les frais de déplacement ou de représentation ;
- la carte logée ou « carte voyagiste », utilisée pour le paiement des prestations de voyage ;
- les cartes « accréditives » déployées au sein de la flotte automobile de l’État et utilisées notamment pour l’achat de carburant en station-service.
Pour les fournisseurs, l’acceptation de ces moyens de paiement signifie un suivi des commandes, des délais de paiement et une gestion de trésorerie, optimisés.
Pour l’administration, ces cartes permettent :
- un acte d’achat au plus proche du besoin, en « juste à temps », avec des délais de validation interne réduits ;
- des gains de process grâce à la réduction du nombre d’actes de gestion de faible montant ;
- un retour d’information très complet.
Véritables outils de gestion, ces cartes dont la DAE contribue, en collaboration avec la direction générale des Finances publiques (DGFiP), la direction du budget (DB) et l’Agence pour l'informatique financière de l'État (AIFE), à définir le cadre règlementaire et la doctrine d’usage, permettent une analyse et un suivi précis des prestations achetées par les services de l’État.