Écrit le 05/10/2020
La direction des achats de l’État a notifié en septembre 2020 un nouveau marché interministériel avec des agences événementielles chargées de l’organisation des événements.
Conférences, séminaires, conventions, journée d’information ou de sensibilisation interne, institutionnelle, grand public, l’État organise différents types d’évènements chaque année. Leur organisation peut nécessiter l'intervention de multiples prestataires.
Désormais, les onze ministères et les trente-trois établissements publics bénéficiaires (1) de ce premier marché mutualisé peuvent s’adresser à une agence évènementielle qui sera chargée de les conseiller et de coordonner la production de leur événement. Selon les besoins, elle fera intervenir toutes les compétences et métiers nécessaires à sa réalisation : recherche de lieux, transport et hébergement de personnes, réalisation de supports et identité visuelle, transcription des débats, aménagement des lieux et scénographie, signalétique, accueil, restauration, interprétariat, sécurité, nettoyage, etc.
Afin de permettre aux PME de répondre à l’appel d’offres de l’État, celui-ci comprenait plusieurs lots et le groupement d’entreprises était proposé. Au final, sur les dix-huit agences d’évènementielles retenues onze sont des PME dont trois en groupements : Azilis - Madame Bovary - Equancy & Co, Magic Garden - Event solution, FC2 Events, Gens d’Événements, Hopscotch, Idéacom, Lever de Rideau, Live by GL Events, Novabox, PHB Events, Polynôme, Ptolémée - Newdee , S’cape Événement, Team Work.
(1) parmi les 33 établissements publics bénéficiaires : la Sorbonne Université, la Caisse d’Allocation Familiale (CAF), l’INPI (Institut Nationale de la Propriété Industrielle) ou encore le Collège de France
Objectif de l’État : des événements responsables
Soucieux de limiter l’impact environnemental de ses événements, l’État a intégré dans le marché de nombreuses dispositions visant à garantir leur caractère écoresponsable. Les obligations des agences sont précises :
- rechercher des lieux prenant en compte les contraintes de déplacement des participants : mode de transport peu émissif en CO2 et en gaz à effet de serre, covoiturage, etc.
- choisir des produits les plus écoresponsables possibles : suppression du plastique à usage unique ; vaisselle réutilisable, compostable, recyclable, recyclée ; décor issu du réemploi, modulable, adaptable, démontable et réparable ; utilisation de papiers recyclés ; textiles certifiés issus de l’agriculture biologique, du commerce équitable ou certifié OEKO-Tex 100 ; limitation des emballages et utilisation d’emballages recyclés.
- proposer, lorsque cela est possible, des solutions innovantes comme des procédés de lumières plus économes en énergie, des solutions informatiques permettant une meilleure gestion de la coordination, etc.
Pour chaque projet, les agences devront être force de proposition afin que les services puissent choisir une alternative plus ambitieuse. Une évaluation environnementale de chaque évènement sera bien sûr réalisée.
L’accessibilité des évènements aux personnes en situation de handicap sera également prise en compte (boucle magnétique, vélotypie, accès PMR, etc.).
Enfin, l’État a demandé aux agences d’employer pour l’organisation de ces évènements des personnes en situation de difficulté économique (1).
(1) Cette obligation, proportionnée au montant facturé, fera l’objet d’un suivi précis par l’acheteur.
Cette action de la direction des achats de l’État s’inscrit dans le cadre de la stratégie d’achat de l’État dans le domaine de l’évènementiel.