Des achats plus transparents et simplifiés
La professionnalisation des achats passe par une dématérialisation des processus achat qui permet de substituer les opérations papier par des documents ou procédures numériques. La dématérialisation apporte une sécurité accrue des transactions associée à une traçabilité totale des échanges avec les fournisseurs.
L'adaptation des règles juridiques en faveur de la dématérialisation permet également de conclure des marchés par voie électronique de bout en bout.
Outre une sécurisation accrue, le passage à des procédures dématérialisées est aussi l'occasion de promouvoir les aspects sociaux environnementaux et de simplifier l'accès des PME à la commande publique.
Le recours à des outils de dématérialisation comme des sites de commande en ligne mis à disposition par les fournisseurs ou des cartes de paiement constitue la principale source d’optimisation de l’ensemble de la chaîne. Avec le nouveau progiciel de gestion intégré de l’Etat (Chorus), le traitement des modalités d’intégration des flux financiers pour maintenir la dématérialisation jusqu’au paiement doit également être pris en compte.
La fiabilisation de ces outils, qui comprend la sécurisation de leur utilisation, est une des conditions pour leur mise en œuvre. Le recours à des outils dématérialisés présuppose une bonne connaissance de l’organisation des services et de leur hiérarchisation et implique que la réversibilité des marchés soit prise en compte. Ces outils permettent également d’assurer une bonne qualité d’informations tout au long de l’exécution du marché et ainsi de diminuer les zones d’incertitude lors des nouvelles mises en concurrence. La mise à disposition de ces informations facilite la formation du prix pour les entreprises désireuses de répondre à nos appels d’offres et leur performance pour le client public.
La maîtrise de bout en bout de la chaîne de la dépense permet aussi une responsabilisation des acteurs sur des segments à faible enjeu stratégique.
Les moyens de paiement dématérialisés
Aujourd'hui, l'ensemble des services de l’État possède au moins une « carte d'achat » et les simplifications apportées par ce moyen de paiement totalement dématérialisé ancrent celui-ci dans le quotidien des services de manière certaine. Ainsi, la carte d'achat, c’était en 2015 : 20 000 porteurs, 800 programmes, 650 000 transactions, 400 fournisseurs en niveau 3 et 242 millions d'euros TTC de dépenses.
Une plus large diffusion de ce moyen de paiement est prévue dans les ministères en 2013 comme celui de la justice ou de l'éducation nationale.
La « carte logée » a également fait son entrée dans le panel des moyens de paiement dématérialisé avec le protocole expérimental élaboré par la direction générale des Finances publiques du ministère de l’Économie et des finances sous l’appellation « carte voyagiste ». Ce moyen de paiement réservé au monde du voyage d'affaires est désormais le principe pour le paiement des prestations de voyage. La direction des générale des Finances publiques (DGFIP) est en cours de rédaction d’une base réglementaire qui permettra de consolider sa sécurité juridique.
La « carte affaire » est également un moyen de paiement dématérialisé, peu développé dans l'État (environ 200 cartes) et réservé à de hautes autorités, principalement des membres des cabinets ministériel. L'État vient de lancer son premier marché interministériel de carte affaire qui sera notifié au second semestre 2017.
Courant 2016, les marchés de distribution de carburant et de prestations accessoires (péages, lavage, parking, recharge électrique) sont renouvelés, le recours à des « cartes accréditives » est maintenu. Le mécanisme de ces cartes est simple, les prestataires établissent une facture mensuelle par entité détentrice d'un budget qui reprend l'ensemble des approvisionnements effectués sur présentation de la carte. Ce mécanisme introduit une série de simplifications tout en permettant, via un retour d'informations très complet, une gestion très précise de l'utilisation des véhicules de l'administration. Ces cartes sont de véritables outils de gestion facilitant le suivi et l’analyse de l'utilisation du parc de véhicules d'un service.
Simplifier l'achat pour les utilisateurs finaux et les fournisseurs
Le rôle de l’acheteur doit procéder d’une démarche globale qui intègre les aspects liés aux conditions d’exécution du marché. L'action du SAE est motivée par la recherche du meilleur prix mais aussi par celle du meilleur service au profit des utilisateurs des marchés.
La simplification des procédures d’approvisionnement est alors recherchée et vaut d’autant plus que la valeur de chaque acte d’achat est faible. La démarche implique que l’acheteur se préoccupe des phases aval à la passation du marché comme l’acte de commande, la livraison, le service fait et la mise en paiement des factures.
