Mise à jour : Février 2024
Des achats plus transparents et simplifiés
La professionnalisation des achats passe par une dématérialisation des processus qui permet de substituer des procédures numériques aux opérations « papier ». La dématérialisation apporte une sécurité accrue des transactions associée à une traçabilité totale des échanges avec les fournisseurs.
L'adaptation des règles juridiques en faveur de la dématérialisation permet également de conclure des marchés par voie électronique de bout en bout.
Outre une sécurisation accrue, le passage à des procédures dématérialisées est aussi l'occasion de promouvoir les aspects sociaux environnementaux et de simplifier l'accès des PME à la commande publique.
Le recours à des outils de dématérialisation comme des sites de commande en ligne mis à disposition par les fournisseurs ou des cartes de paiement constitue la principale source d’optimisation de l’ensemble de la chaîne. Avec le nouveau progiciel de gestion intégré de l’Etat (Chorus), le traitement des modalités d’intégration des flux financiers pour maintenir la dématérialisation jusqu’au paiement doit également être pris en compte.
La fiabilisation de ces outils, qui comprend la sécurisation de leur utilisation, est une des conditions pour leur mise en œuvre. Le recours à des outils dématérialisés présuppose une bonne connaissance de l’organisation des services et de leur hiérarchisation et implique que la réversibilité des marchés soit prise en compte. Ces outils permettent également d’assurer une bonne qualité d’informations tout au long de l’exécution du marché et ainsi de diminuer les zones d’incertitude lors des nouvelles mises en concurrence. La mise à disposition de ces informations facilite la formation du prix pour les entreprises désireuses de répondre à nos appels d’offres et leur performance pour le client public.
La maîtrise de bout en bout de la chaîne de la dépense permet aussi une responsabilisation des acteurs sur des segments à faible enjeu stratégique.
Les moyens de paiement dématérialisés
Aujourd'hui, l'ensemble des services de l’État possède au moins une « carte d'achat » et les simplifications apportées par ce moyen de paiement totalement dématérialisé ancrent celui-ci dans le quotidien des services de manière certaine. Ainsi, la carte d'achat, c’était en 2022 : 1 million de transactions pour 360 millions d’euros auprès de 98 000 commerçants et fournisseurs.
La « carte logée » a également fait son entrée dans le panel des moyens de paiement dématérialisé. Ce moyen de paiement réservé au monde du voyage d'affaires est désormais le principe pour le paiement des prestations de voyage.
La « carte affaire » est également un moyen de paiement dématérialisé, peu développé au sein de l'État (environ 200 cartes) et réservé à certaines autorités.
Simplifier l'achat pour les utilisateurs finaux et les fournisseurs
Le rôle de l’acheteur doit procéder d’une démarche globale qui intègre les aspects liés aux conditions d’exécution du marché.
La simplification des procédures d’approvisionnement est alors recherchée et vaut d’autant plus que la valeur de chaque acte d’achat est faible.
