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Frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?

Métro, train, vélo... : en tant qu'employeur, vous devez prendre en charge une partie du prix des transports de vos salariés entre leur domicile et leur lieu de travail. Quels types de frais sont concernés ? Quel est le montant de votre participation ? Le point sur vos impératifs.

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Changements prévus en 2019

Mise en place d'un « forfait mobilité durable »

Le projet de loi d'orientation des mobilités (LOM) prévoit  la mise en place d'un « forfait mobilité durable » afin de favoriser des solutions de transports autres que la voiture individuelle.

Les employeurs pourront contribuer, sur la base du volontariat, au déplacement domicile-travail de leur salariés en covoiturage ou en vélo sur une base forfaitaire pouvant aller jusqu'à 400 € par an en franchise de cotisations sociales.

Le versement reçu par le salarié pourra être déduit des revenus imposables dans cette même limite.

Soutien à la mise en place d'une flotte de vélos

Les entreprises ayant souscrit un engagement de location de vélos d’une durée égale ou supérieure à 5 ans (ou à 3 ans pour les entreprises de moins de 10 salariés) pourront réduire de leur impôt sur les sociétés, dans la limite de 25%, les frais engagés pour l’achat ou l’entretien de la flotte de vélos ou vélos à assistance électrique pour assurer les trajets domicile-travail de leurs salariés.

Êtes-vous concerné par la prise en charge des frais de transport de vos salariés ?

Tous les employeurs, quel que soit l'effectif de l'entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d'abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail », s'agissant de moyens de transports publics (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos » (Vélib' à Paris, Vélo'v à Lyon, Le Vélo à Marseille...), précise le Code du travail.

Lire aussi : Le compte épargne-temps : comment le mettre en place dans votre entreprise ?

Prise en charge des frais : pour quels moyens de transport ?

Votre obligation de participation concerne uniquement les transports en commun et les services publics de location de vélos, à condition que le salarié possède l'un des titres suivants, explique le ministère du Travail :

  • une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public ;
  • une carte ou un abonnement mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public ;
  • un abonnement à un service public de location de vélos.

Les moyens de transport personnels

Si le salarié utilise un moyen de transport personnel (voiture, moto, vélo...), vous n'avez pas « d'obligation légale » de participer à ses frais, rappelle le ministère du Travail. Vous avez toutefois la possibilité de prendre en charge tout ou partie des dépenses engagées, si :

  • sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé « en dehors de la région Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains » défini par la loi ;
  • ou si ses horaires de travail ne lui permettent pas d'utiliser les transports en commun.

« Des exonérations sociales et fiscales sont prévues pour [vous] inciter à instaurer une telle prise en charge. »

>> En savoir plus sur le site du ministère du Travail

 Lire aussi : Plan vélo : ce qu’il faut retenir de l’indemnité kilométrique

Quelle part prenez-vous en charge dans les frais de transport de vos salariés ?

Vous devez participer au coût des abonnements de vos salariés à hauteur de 50 %. La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.

Si vos salariés partagent leur activité entre plusieurs lieux de travail et que vous n'assurez pas leur transport entre ces différents sites, ils peuvent prétendre à une prise en charge des titres de transport « entre [leur] résidence habituelle et [leurs] différents lieux de travail, ainsi qu'entre ces lieux de travail », détaille le ministère du Travail.

Vous pouvez refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % ».

A noter : Votre prise en charge à 50 % des frais est « exclue de l'assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que de la contribution sociale généralisée (CSG) et de la contribution à la réduction de la dette sociale (CRDS) », ajoute le ministère du Travail.

Les salariés à temps partiel

En fonction de leur durée de travail, la prise en charge des frais de transport des salariés diffèrent :

  • si vos salariés effectuent au minimum la moitié de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire de travail, vous devez prendre en charge leurs abonnements à hauteur de 50 % ;
  • si leur durée de travail est inférieure, la prise en charge est calculée au prorata des heures travaillées.

Lire aussi : Bons d'achat et cadeaux aux salariés : les conditions pour ne pas payer de cotisations

Comment se déroule la prise en charge des frais de transport des salariés ?

Pour procéder à la prise en charge, vos salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport. Vous devez rembourser à vos salariés la part qui vous incombe « dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant » la validité du titre de transport, signale le ministère du Travail. Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois. « En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport », vous devez avertir vos salariés « au moins un mois avant la date fixée pour le changement ».

Lire aussi : Entreprises : tout ce que vous devez savoir sur les chèques-vacances

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