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Frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?

Métro, train, vélo... : en tant qu'employeur, vous devez prendre en charge une partie du prix des transports de vos salariés entre leur domicile et leur lieu de travail. Quels types de frais sont concernés ? Quel est le montant de votre participation ? Le point sur vos impératifs.

Êtes-vous concerné par la prise en charge des frais de transport de vos salariés ?

Oui !

Tous les employeurs, quel que soit l'effectif de l'entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d'abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail », s'agissant de moyens de transports publics (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos » (Vélib' à Paris, Vélo'v à Lyon, Le Vélo à Marseille...), précise le Code du travail.

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Quels moyens de transport donnent lieu à une participation obligatoire de l'employeur ?

Votre obligation de participation concerne uniquement les abonnements souscrits par vos salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (art. L. 3261-2 du code du travail).

Plus concrètement, votre participation est obligatoire à condition que le salarié possède l'un des titres suivants :

  • une carte ou un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public
  • une carte ou un abonnement mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public
  • un abonnement à un service public de location de vélos.

 Lire aussi : Plan vélo : ce qu’il faut retenir de l’indemnité kilométrique

Quel est le montant de la participation de l'employeur à la prise en charge obligatoire des frais de transport de ses salariés ?

Vous devez participer au coût des abonnements de vos salariés à hauteur de 50 %. La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.

Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple le train et le bus par exemple).

Vous pouvez cependant refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % ».

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Comment se déroule la prise en charge des frais de transport des salariés ?

Pour procéder à la prise en charge, vos salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport. Vous devez rembourser à vos salariés la part qui vous incombe, dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport.

Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, vous devez avertir vos salariés au moins 1 mois avant la date fixée pour le changement .

Lire aussi : Comment déduire les frais de déplacement du résultat fiscal de votre entreprise ?

Quels moyens de transport peuvent donner lieu à une prise en charge facultative de l'employeur ?

L'employeur n'a pas l'obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés. Mais il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie. Cette possibilité est mise en place par un accord d'entreprise ou par une décision unilatérale, et bénéficie alors - le cas échéant - à tous les salariés de l'entreprise.

Cette prise en charge peut alors prendre plusieurs formes :

  • versement d'une « prime transport » couvrant tout ou partie des dépenses de carburant (ou des frais d'alimentation d'un véhicule électrique) des salariés
  • versement d'une indemnité kilométrique calculée selon le barème des frais professionnels .

De plus, avec le « forfait mobilités durables », qui est entré en vigueur le 10 mai 2020, les employeurs peuvent prendre en charge, s'ils le souhaitent, les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail via les moyens de transport suivants :

  • le vélo, avec ou sans assistance
  • le covoiturage en tant que conducteur ou passager
  • les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement)
  • les autres services de mobilité partagée.

La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 400 € par an et par salarié.

Publié initialement le 27/11/2018

Tout savoir sur la prise en charge des frais de transports par les entreprises
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