Contrôle fiscal à distance : en quoi consiste l’examen de comptabilité ?

Qu’est-ce que l’examen de comptabilité ?

L'examen de comptabilité est une procédure de contrôle fiscal réalisée à distance par l’administration. Il constitue une alternative plus souple à la vérification sur place ou au contrôle sur pièces.

Cette procédure permet à l’administration de vérifier la conformité de la comptabilité d’une entreprise avec ses obligations fiscales, sans intervention dans les locaux. Elle s’inscrit dans le cadre des contrôles formels encadrés par le Livre des procédures fiscales.

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises, de la très petite entreprise (TPE) aux grandes sociétés cotées, peuvent faire l’objet d’un examen de comptabilité à distance, à l’exception des micro-entrepreneurs qui en sont dispensés.

Comment se déroule la procédure ?

1) Réception de l’avis d’examen de comptabilité

L’administration vous notifie la mise en œuvre de ce contrôle.

2) Transmission des fichiers des écritures comptables (FEC)

Vous avez 15 jours pour envoyer vos fichiers FEC via une transmission dématérialisée. 

Leur format est normalisé :

• soit des fichiers « plats », organisés de façon séquentielle et respectant une structure bien précise définie par la réglementation,
• soit envoyer des fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur le site public : impots.gouv.fr. 

3) Vérification de la conformité des fichiers

Pour vous aider, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) met à disposition un outil gratuit en ligne, « Test Compta Demat », régulièrement actualisé pour respecter les dernières normes.

4) Analyse des écritures comptables par l’administration

L’administration dispose de six mois pour analyser votre comptabilité. Elle vérifie notamment la cohérence avec vos déclarations fiscales et détecte d’éventuelles anomalies.

5) Résultat de l’examen

À la fin, vous recevez soit :

• une proposition de rectification si des irrégularités sont détectées,
• soit un avis d’absence de rehaussement si aucun écart n’est relevé. 

Quelles garanties pour l’entreprise ?

Comme tout contrôle fiscal, l’examen de comptabilité ouvre droit à un certain nombre de garanties procédurales, prévues par la charte des droits et obligations du contribuable vérifié :

Vous disposez notamment des garanties suivantes :

• un débat oral et contradictoire avec le service vérificateur,
• l’assistance possible d’un conseil de votre choix,
• le droit de présenter des observations écrites, auxquelles l’administration doit répondre,
• la possibilité de solliciter un entretien avec le supérieur hiérarchique de l’agent en cas de désaccord,
• le recours à la commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires pour une procédure contradictoire.

Comment bien s’y préparer ?

Afin de réduire les risques lors d’un contrôle :

• générez systématiquement un fichier FEC à la clôture de chaque exercice comptable,
• vérifiez sa conformité avec l’outil en ligne de la DGFiP,
• archivez-le dans un format prêt à être transmis à tout moment.

Ces bonnes pratiques permettent de réagir rapidement en cas de contrôle et d’éviter les erreurs techniques ou matérielles.

Quelles sanctions en cas de manquements ?

En cas de défaut de présentation des fichiers des écritures comptables (FEC) ou de remise de fichiers non-conformes aux dispositions légales, une amende de 5 000 € peut être appliquée ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, cette amende peut être remplacée par une majoration de 10 % des droits rappelés.

L’administration peut également engager une vérification de comptabilité dans les locaux de votre entreprise.

Ressources complémentaires