Accueil d'un stagiaire : quelles règles devez-vous respecter ?

Les employeurs qui accueillent un stagiaire sont tenus de respecter la réglementation afin de lui permettre d’effectuer ses tâches dans les meilleures conditions, aussi bien concernant les missions qui lui sont assignées que concernant ses conditions de travail. Mais quelles sont les obligations de l’employeur ? Explications.

Dans quel cadre pouvez-vous accueillir un stagiaire ?

Lorsque vous accueillez une personne en stage, cette dernière doit obligatoirement suivre un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement.

En d'autres termes, une entreprise ne peut pas accueillir une personne en stage en dehors d'un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.

Quelles missions l'entreprise peut-elle confier à un stagiaire ?

Un stage doit permettre - en premier lieu - au stagiaire d'acquérir et de mettre en oeuvre les compétences professionnelles en lien avec sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent être conformes au projet pédagogique de l'établissement d'enseignement.

À l'inverse, il n'est pas possible de confier à un stagiaire les missions suivantes :

  • le remplacement d'un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
  • l'exécution d'une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié)
  • pour faire face à un accroissement temporaire d'activité
  • pour occuper un emploi saisonnier.

Combien de stagiaires pouvez-vous accueillir ?

Cela dépend de la taille de l'entreprise.

  • Pour les entreprises de moins de 20 salariés : vous pouvez accueillir trois stagiaires maximum en même temps.
  • Pour les entreprises de plus de 20 salariés : le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif. Par exemple une entreprise de 75 salariés peut accueillir au maximum 12 stagiaires en même temps (75 x 15% = 11,25. L'effectif étant arrondi à l'entier supérieur).

Combien de temps un stage peut-il durer ?

La durée d'un stage est de 6 mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement.

Comme l'indique le site entreprendre.service-public.fr, pour calculer cette durée, il est nécessaire de tenir compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil de la façon suivante :

  • sept heures de présence, consécutives ou non, représentent une journée de présence
  • 22 jours de présence représentent un mois

La durée maximale de six mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil.

Quelles sont les règles concernant la convention de stage ?

Le stage en milieu professionnel donne obligatoirement lieu à la signature d’une convention de stage entre l’employeur, l’étudiant (futur stagiaire) et l’organisme de formation dont dépend le stagiaire.

Cette convention permet, notamment, de fixer les règles obligatoires ou facultatives, relatives au déroulement du stage. Dans le détail, une convention de stage doit obligatoirement renseigner les informations suivantes :

  • 'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement
  • es activités confiées au stagiaire
  • es noms de l'enseignant référent et du tuteur
  • es dates de début et de fin du stage et durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
  • es conditions d'autorisation d'absence
  • es taux horaire de la rémunération (appelée gratification...voir le paragraphe suivant), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et conditions de son versement
  • es avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple)
  • e régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.

À savoir

  • Notez que lorsque le stage dure plus de deux mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d'autorisations d'absence. En dessous de deux mois la prise de congés n'est pas obligatoire.
  • Les règles énoncées ci-dessous et dans le reste de cet article concernent uniquement les stages d'élèves et étudiants effectués dans le cadre d'un stage d'initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale. Pour les autres types de stages, comme ceux effectués dans le cadre de la formation professionnelle continue et faisant l'objet d'un contrat de travail, d'autres règles s'appliquent.

Devez-vous fournir une gratification financière au stagiaire ?

Le versement d’une gratification au stagiaire est obligatoire dès lors qu’il est accueilli par l’entreprise plus de deux mois : soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour, ou encore à partir de la 309e heure, au cours de la même année scolaire ou universitaire, même si sa présence n’est pas continue.

Le montant minimum versé pour chaque heure de présence effective est de 3,90 €.

En dessous de cette durée de deux mois, la gratification est facultative et relève d'une négociation entre le stagiaire et l’organisme d’accueil.

Calculez la gratification de votre stagiaire

Afin d’aider les employeurs à calculer le montant de gratification qu’ils doivent octroyer à leurs stagiaires, le site entreprendre.service-public.fr propose un simulateur de calcul permettant aux employeurs de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire :

Accéder au simulateur de calcul de la gratification minimale d'un stagiaire

De quels droits et avantages financiers le stagiaire doit-il bénéficier ?

Même si le stagiaire n’a pas le statut de salarié, il doit bénéficier, au même titre que les salariés de l’organisme d’accueil, de certaines prestations comme l’accès aux offres du comité d’entreprise. Il en est de même pour l’accès au restaurant d’entreprise ou concernant l’octroi de titres restaurants : le stagiaire doit en bénéficier aux mêmes conditions que les salariés.

Par ailleurs, concernant les frais de transport engagés par le stagiaire pour se rendre sur le lieu de son stage, le remboursement pour moitié de ces frais est une obligation pour l’employeur. Là encore, les mêmes conditions que celles applicables aux salariés de l’entreprise s’appliquent également au stagiaire.  

À savoir

Le remboursement de ces frais divers ne fait pas partie de la gratification mensuelle, mais doit être payé en plus.

En savoir plus sur l'accueil d'un stagiaire en entreprise

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