Les congés payés de vos salariés en 6 questions

Congés payés : qui y a droit ?

Tout salarié a droit chaque année à un congé payé par l’employeur.

Le droit aux congés payés est ouvert au salarié, quelles que soit sa catégorie professionnelle (ouvriers, cadres…), la nature de son contrat (CDD, CDI, intérim), ou sa durée du travail (temps plein ou temps partiel). Les congés payés constituent à la fois un droit et une obligation. 

Les congés payés peuvent être pris dès l’embauche, sous réserve des règles de détermination de la période de prise des congés et de l’ordre des départs en congés des différents salariés de l'entreprise.

Les congés payés ne peuvent pas être remplacés par des indemnités, sauf exception.

À combien de jours de congés a droit un salarié ?

Le salarié à temps plein ou à temps partiel, ayant travaillé chez le même employeur pendant un temps équivalent à un minimum d’un mois de travail effectif, a droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) pour une année complète de travail.

Notez que l'employeur peut calculer les jours de congés en jours ouvrés, à savoir les jours où l’entreprise est ouverte. Le mode de calcul doit alors garantir au salarié des droits à congés au moins égaux à ceux calculés en jours ouvrables.

Le congé principal (le plus long congé de l’année pour un salarié) ne peut être inférieur à 12 jours ouvrables continus (ou 10 jours ouvrés). Notez qu’il peut être fractionné (c’est-à-dire pris en plusieurs fois) et doit être pris (sauf avis contraire dans la convention collective) entre le 1^er mai et le 31 octobre de chaque année.

Les jours prévus par les dispositions conventionnelles, le contrat de travail, les usages, etc.

Dans certains cas, il est possible d'octroyer au salarié des jours de congés supplémentaires. Convention collective, accord collectif, accord de branche, d'entreprise ou d'établissement, contrat de travail ou un usage... Toutes ces dispositions peuvent prévoir un calcul des congés plus favorable que la durée légale.

Notez également qu'une convention collective ou un accord d'entreprise peuvent augmenter la durée de congé en fonction de l'âge, de l'ancienneté ou du handicap du salarié.

Les jours de fractionnement

Il est possible de prendre son congé principal en plusieurs fois, à condition qu’au moins 12 jours ouvrables (deux semaines) soient pris en continu (art. L. 3141-17 à 23 C. trav.). 

Le fractionnement du congé principal donne alors droit à des jours de congés supplémentaires si une partie est prise en dehors de la période légale (1^er mai au 31 octobre) :

• un jour supplémentaire pour trois, quatre ou cinq jours,
• deux jours supplémentaires, au-delà de six jours.

Le salarié a droit à ces jours supplémentaires même s’il est à l’origine de la demande de fractionnement de son congé principal. Il peut aussi y renoncer (art. L. 3141-23 C. trav.). Un accord collectif peut prévoir que l’employeur fasse renoncer ses salariés à leurs jours supplémentaires sans leur demander leur accord (art. L. 3141-21 C. trav.).

Si la fermeture de l'entreprise entraîne un fractionnement en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre, les salariés doivent également bénéficier des jours supplémentaires précités.

Les jours supplémentaires sous conditions

Comme l'indique le site service-public.fr, vous pouvez bénéficier de jours supplémentaires selon votre situation (âge, enfants à charge) :

• tout salarié de plus de 21 ans, au 30 avril de l'année avant ses jours de congés payés, peut bénéficier de deux jours de congés payés supplémentaires par enfant à charge, dans la limite de 30 jours ouvrables,

Par exemple s'il dispose de 12 jours de congés, il pourra en prendre 14

• tout salarié âgé de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente a droit, s'il le demande, à un congé de 30 jours ouvrables (congés annuels et supplémentaires cumulés),

Par exemple, si le salarié ne dispose que de 12 jours de congés payés, il peut tout de même prendre 30 jours de congés. Les jours pris au-delà de ses 12 jours de congés ne seront alors pas indemnisés

• aussi, comme pour le salarié de plus de 21 ans (voir point précédent), tout salarié de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente peut bénéficier également de deux jours de congés supplémentaires par enfant à charge. Notez que si le congé acquis ne dépasse pas six jours, le congé supplémentaire est réduit à un jour.

Un enfant à charge est un enfant de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours ou un enfant handicapé, sans condition d'âge.

Comment l'employeur fixe-t-il la période de congés ?

Les congés payés peuvent être pris sur toute l'année. Dans tous les cas, elle comprend obligatoirement la période légale du 1^er mai au 31 octobre.

Dans les faits, c'est l’entreprise qui dispose du droit - en accord avec les dispositions d’ordre public - de fixer par un accord d’entreprise ou par convention de branche, la période de prise de congés payés et l’ordre des départs. L’employeur ne peut ensuite, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date de départ prévue.

Pour définir l’ordre des départs, l’employeur tient compte des critères suivants :

• la situation de famille des bénéficiaires,
• la durée de leurs services chez l’employeur,
• leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

L'employeur peut refuser d'accorder un congé à son employé, dans ce cas le congé du salarié est différé à un autre moment. L'employeur peut aussi imposer au salarié de prendre des jours de congés, en cas de fermeture temporaire de l’entreprise pendant la période concernée.

Les dates et l'ordre des départs doivent être communiqués à chaque salarié au moins un mois à l'avance.

Comment sont calculées les indemnités de congés payés ?

Pendant son congé, le salarié perçoit une indemnité de congés payés. Cette indemnité peut être calculée de deux façons :

• l'indemnité de congés payés est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de de l’année de référence écoulée (1^er  juin - 31 mai),
• l'indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler.

C'est le montant le plus avantageux pour le salarié qui est payé.

Comment est déterminée la période de référence donnant droit à congés ?

Le quota de congés payés cumulé dépend du temps de travail effectif réalisé par le salarié sur une période donnée appelée la période de référence. Si le début de la période n’est pas fixé par un accord d’entreprise ou une convention de branche, le point de départ de la période prise en compte pour le calcul du droit aux congés est par défaut fixé au 1^er juin de chaque année.

Certaines périodes d’absence sont intégrées dans le calcul de la période de travail effectif pour les congés notamment :

• congés payés de l’année précédente,
• repos compensateur pour heures supplémentaires,
• jours RTT,
• jours fériés chômés,
• congé maternité, paternité, adoption,
• congé de formation économique, sociale et syndicale,
• accident du travail ou maladie professionnelle dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an,
• congé pour événements familiaux,
• activité partielle, etc.

La totalité des heures non-travaillées dans le cadre d’une activité partielle est également prise en compte dans le calcul des droits aux congés payés.

En cas d’absence injustifiée pendant la période de référence, un décompte en jours ouvrables des congés sera effectué.

Cependant, les cas d'absences ci-dessous ne feront l'objet d'aucun décompte du quota de congés payés :

• congé parental d’éducation total,
• congé de présence parentale,
• congé pour enfant malade,
• congé sabbatique,
• mise à pied,
• grève,
• préavis lorsque c’est le salarié qui demande à en être dispensé, ou que la dispense résulte d’un commun accord,
• absences pour maladie professionnelle, accident du travail ou accident du trajet d’une durée supérieure à un an,
• absences pour maladie non professionnelle,
• périodes obligatoires d’instruction militaire.

Les jours de congés non pris par le salarié peuvent-ils être payés par l'employeur ?

La loi de finances rectificative pour 2022 permet aux entreprises qui le souhaitent de racheter aux salariés les jours de RTT auxquels ces derniers renoncent.

Comme l'indique le site service-public.fr, cette possibilité, dérogatoire aux dispositions légales est ouverte dans toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, pour une période de trois ans, qui démarre avec effet rétroactif au 1^er janvier 2022, et s'achève le 31 décembre 2025.

Les journées ou demi-journées de RTT travaillées sont payées au tarif de la première heure supplémentaire défini dans l'entreprise, soit votre salaire horaire majoré de 10 % au minimum. Toutefois, les jours de RTT rachetés ne s'imputent pas sur votre contingent d'heures supplémentaires.

Notez que les rémunérations versées au salarié au titre de ce rachat de RTT bénéficient du régime social et fiscal des heures supplémentaires. Ce revenu est exonéré des cotisations sociales et de l'impôt sur le revenu, dans la limite de 7 500 €. Il est toutefois soumis à la CSG et à la CRDS et il est inclus dans le montant du revenu fiscal de référence.

Le ministère du Travail publie un questions-réponses sur le rachat des jours de repos : seize questions-réponses permettant de mieux comprendre ce dispositif.