Tout savoir sur les congés payés de vos salariés

Combien de jours de congés payés vos salariés acquièrent-ils ?

Tous vos salariés ont droit à des congés payés dès leur embauche, quels que soient leur contrat de travail (CDI, CDD, apprentissage ou intérim), leur emploi, leur qualification, leur mode de rémunération et leur durée de travail (à temps plein ou à temps partiel).

Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) pour une année complète.

Un jour ouvrable correspond à un jour de la semaine pouvant être légalement travaillé, à l'exception du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés. On compte généralement six jours ouvrables par semaine, du lundi au samedi.

Vous pouvez également calculer les congés en jours ouvrés, c'est-à-dire les jours effectivement travaillés dans votre entreprise, généralement du lundi au vendredi, soit cinq jours par semaine. Une année complète correspond alors généralement à 25 jours ouvrés de congés payés.

Ce mode de calcul doit garantir au salarié des droits au moins équivalents à ceux calculés en jours ouvrables.

Quelle période devez-vous prendre en compte pour calculer les congés payés ?

La période de référence utilisée pour calculer les droits à congés payés s'étend, en principe, du 1^er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours.

Une convention collective ou un accord collectif peut prévoir une période différente.

Dans les entreprises affiliées à une caisse de congés payés, notamment dans les secteurs du bâtiment et des travaux publics ou du spectacle, la période de référence s'étend du 1^er avril de l’année précédente au 31 mars de l’année en cours.

Comment calculer le nombre de jours de congés payés acquis ?

Pour déterminer les droits d'un salarié, vous devez multiplier le nombre de mois de travail effectif par 2,5 jours ouvrables.

Lorsque le résultat n'est pas un nombre entier, vous devez l'arrondir au nombre entier immédiatement supérieur.

Exemple : un salarié ayant travaillé cinq mois acquiert 12,5 jours ouvrables de congés payés (5 × 2,5). Vous devez donc lui accorder 13 jours ouvrables.

Comment calculer les congés payés en cas d'absence du salarié ?

Certaines périodes d'absence sont prises en compte pour l'acquisition des congés payés, même lorsque le salarié n'exerce pas effectivement son activité professionnelle. Les règles de calcul varient selon la nature de l'absence.

Votre salarié acquiert-il des congés payés pendant un arrêt maladie ?

Oui. Les salariés acquièrent des droits à congés payés pendant leurs arrêts maladie, quelle que soit leur origine.

Les modalités de calcul diffèrent selon la situation :

• En cas de maladie ou d'accident d'origine non professionnelle, le salarié acquiert deux jours ouvrables de congés payés par mois d'arrêt, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence.
• En cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, la période d'arrêt est assimilée à du temps de travail effectif, sans limitation de durée. Le salarié acquiert donc 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois, soit 30 jours ouvrables pour une année complète.

Exemple : un salarié en arrêt pendant trois mois pour une maladie non professionnelle acquiert six jours ouvrables de congés payés au titre de cette période (3 × 2).

En savoir plus sur l'arrêt maladie d'un salarié

Quelles autres absences sont prises en compte pour le calcul des congés payés ?

Certaines périodes d'absence sont assimilées à du temps de travail effectif pour l'acquisition des congés payés.

Il s'agit notamment :

• des périodes de congés payés précédents,
• des jours de repos acquis dans le cadre de la réduction du temps de travail (RTT),
• des contreparties obligatoires en repos liées aux heures supplémentaires,
• des congés de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant ou d'adoption,
• des congés pour événements familiaux (mariage ou Pacs, naissance, décès d'un membre de la famille),
• de certains congés de formation, notamment le congé de bilan de compétences, le projet de transition professionnelle et le congé de formation économique, sociale et syndicale, etc.,
• du congé de solidarité internationale,
• des périodes de rappel ou de maintien au service national.

Comment organiser les départs en congés payés de vos salariés ?

En tant qu'employeur, vous devez organiser la prise des congés payés en respectant la loi et les dispositions conventionnelles applicables à votre entreprise.

Quelle période de prise des congés payés devez-vous fixer ?

La période pendant laquelle vos salariés peuvent prendre leurs congés payés est déterminée :

• soit par une convention collective ou un accord collectif d'entreprise,
• soit, en l'absence de dispositions conventionnelles, par vos soins, après consultation du comité social et économique (CSE), s'il existe dans votre entreprise.

Cette période peut s'étendre sur toute l'année, mais elle doit obligatoirement comprendre la période du 1^er mai au 31 octobre.

Vous devez informer vos salariés de la période de prise des congés au moins deux mois avant son ouverture.

Pouvez-vous fixer les dates de congés payés de vos salariés ?

Oui. Vos salariés peuvent vous communiquer les dates auxquelles ils souhaitent prendre leurs congés. Il vous appartient de fixer les dates et l'ordre des départs, en tenant compte de leurs souhaits et des règles applicables à votre entreprise.

Les modalités de fixation de l'ordre des départs peuvent être prévues par une convention collective ou un accord collectif. En l'absence de telles dispositions, vous devez consulter le CSE, s'il existe dans votre entreprise.

Vous devez notamment tenir compte des critères suivants :

• la situation familiale des salariés, notamment les possibilités de congés de leur conjoint ou partenaire de Pacs et la présence au foyer d'une personne handicapée ou âgée en perte d'autonomie,
• leur ancienneté dans l'entreprise,
• leur activité éventuelle auprès d'un ou de plusieurs autres employeurs.

Les salariés mariés ou liés par un Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

Vous devez communiquer l'ordre des départs à chaque salarié, par tout moyen, au moins un mois avant son départ.

Pouvez-vous refuser une demande de congés payés ?

Oui. Vous pouvez refuser les dates de congés demandées par un salarié, notamment pour tenir compte des nécessités de fonctionnement de votre entreprise.

Le salarié doit alors prendre ses congés à une autre date, dans le respect de son droit aux congés payés.

Vous pouvez également imposer la prise de congés payés en cas de fermeture temporaire de votre entreprise, dans le respect des règles applicables.

Pouvez-vous modifier des dates de congés déjà fixées ?

En l'absence de dispositions conventionnelles fixant un autre délai, vous ne pouvez pas modifier les dates de congés d'un salarié moins d'un mois avant son départ, sauf en cas de circonstances exceptionnelles (exemple : commande exceptionnelle, remplacement d’un salarié décédé, etc.).

Dans quelles conditions les congés payés peuvent-ils être fractionnés ou reportés ?

Les congés payés peuvent être pris en plusieurs périodes ou reportés dans certaines situations, selon la loi et les dispositions conventionnelles applicables.

Comment fonctionne le fractionnement des congés payés ?

Le fractionnement consiste à répartir le congé principal, d'une durée maximale de 24 jours ouvrables consécutifs (quatre semaines), sur plusieurs périodes.

Une durée supérieure peut toutefois être accordée individuellement à un salarié en raison de contraintes géographiques particulières ou de la présence à son foyer d'une personne handicapée ou âgée en perte d'autonomie.

Le salarié doit bénéficier d'au moins 12 jours ouvrables consécutifs, qui ne peuvent pas être fractionnés. En l'absence de dispositions conventionnelles particulières, ces jours doivent être pris entre le 1^er mai et le 31 octobre.

Lorsque des jours du congé principal sont pris en dehors de cette période, le salarié peut bénéficier de jours supplémentaires pour fractionnement.

En l'absence de dispositions conventionnelles particulières, ces jours sont attribués selon les règles suivantes :

• un jour ouvrable supplémentaire lorsque trois à cinq jours du congé principal sont pris en dehors de la période du 1^er mai au 31 octobre,
• deux jours ouvrables supplémentaires lorsque six jours ou plus sont pris en dehors de cette période.

Pouvez-vous reporter les congés payés non pris de vos salariés ?

En principe, le report des congés payés non pris nécessite un accord entre l'employeur et le salarié. En l'absence d'accord ou d'usage dans l'entreprise prévoyant ce report, vous n'êtes pas tenu d'accepter la demande du salarié.

En cas de modification de la durée du travail dans le cadre d'un aménagement du temps de travail sur l'année, un accord collectif peut prévoir le report des congés jusqu'au 31 décembre de l'année suivant celle au cours de laquelle la période de prise des congés a débuté.

D'autres possibilités de report existent, notamment :

• En cas de congé pour création d'entreprise ou de congé sabbatique : le salarié peut bénéficier d'un report de ses congés payés dans les conditions prévues par la loi.
• En cas de congé de maternité ou d'adoption : à son retour, le salarié a droit à ses congés payés annuels, même si la période de prise des congés fixée dans votre entreprise est terminée.
• En cas d'arrêt maladie ou d'accident : des règles spécifiques de report s'appliquent lorsque le salarié n'a pas pu prendre ses congés payés (voir la sous-partie suivante).

Par ailleurs, les jours de congés payés excédant 24 jours ouvrables par an peuvent être placés sur un compte épargne-temps (CET), lorsqu'un tel dispositif existe dans votre entreprise.

Comment gérer le report des congés payés en cas d'arrêt maladie ?

Lorsqu'un salarié n'a pas pu prendre ses congés payés en raison d'un arrêt de travail pour maladie ou accident, il bénéficie, en principe, d'une période de report de 15 mois. Un accord collectif d'entreprise ou de branche peut prévoir une durée plus longue.

Le point de départ de ce délai dépend de la situation :

1. Le salarié n'a pas pu prendre des congés déjà acquis en raison de son arrêt de travail

Le délai de 15 mois commence à la date à laquelle vous l'informez de ses droits après sa reprise du travail.

Exemple : un salarié dispose de huit jours de congés payés à prendre avant le 30 avril 2026, mais un arrêt maladie l'en empêche. Il reprend le travail le 4 mai 2026 et vous l'informez de ses droits le 13 mai 2026.

Il bénéficie alors d'une période de report de 15 mois, du 13 mai 2026 au 13 août 2027, pour prendre ces huit jours.

2. Le salarié a acquis des congés pendant un arrêt de travail couvrant toute la période de référence

Lorsque son contrat de travail est suspendu depuis au moins un an à la fin de la période de référence, le délai de report de 15 mois commence à cette date.

Deux situations sont alors possibles :

• Le salarié ne reprend pas le travail avant l'expiration du délai : les congés acquis pendant cette période sont perdus.
• Le salarié reprend le travail avant l'expiration du délai : le délai de report est suspendu jusqu'à ce que vous l'informiez de ses droits. Il recommence ensuite à courir pour la durée restante.

Quelles informations devez-vous transmettre au salarié après son arrêt maladie ?

Après la reprise du travail, vous devez informer le salarié, dans le mois suivant sa reprise :

• du nombre de jours de congés payés dont il dispose,
• de la date jusqu'à laquelle ces congés peuvent être pris.

Cette information doit être transmise par un moyen permettant d'établir une date certaine de réception, notamment au moyen du bulletin de paie.

Attention : à défaut d'information du salarié, vous ne pouvez pas systématiquement considérer que ses congés sont perdus à l'expiration du délai de report de 15 mois.

Un salarié peut-il faire don de ses jours de repos ?

Oui. Un salarié peut faire don de jours de repos non pris, dans les conditions prévues par la loi.

Trois situations sont possibles :

• Don à un collègue dont l'enfant est gravement malade, handicapé ou décédé : un salarié peut céder des jours de repos à un collègue qui assume la charge d'un enfant gravement malade ou handicapé, ou dont l'enfant de moins de 25 ans est décédé.
• Don à un collègue proche aidant : un salarié peut céder des jours de repos à un collègue qui vient en aide à une personne en situation de handicap ou en perte d'autonomie, dans les conditions prévues pour le congé de proche aidant.
• Don à un organisme d'intérêt général : depuis le 22 février 2025, un salarié peut, avec votre accord, faire don de jours de repos à une fondation ou association reconnue d'utilité publique, ou à une œuvre ou un organisme d'intérêt général.

Comment calculer et verser l'indemnité de congés payés de vos salariés ?

Pendant ses congés payés, votre salarié perçoit une indemnité de congés payés.

Pour en déterminer le montant, vous devez comparer deux méthodes de calcul et retenir celle qui lui est la plus favorable.

La règle du maintien de salaire

L'indemnité correspond à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler pendant ses congés.

Son montant est calculé en fonction du salaire dû pour la période précédant le congé (le dernier mois pour un salarié mensualisé) et de la durée du travail effectif dans votre entreprise.

La règle du dixième

L'indemnité correspond à 10 % de la rémunération brute totale prise en compte pendant la période de référence (du 1^er juin au 31 mai, sauf dispositions conventionnelles différentes), pour l'ensemble des droits à congés correspondants.

Cette rémunération comprend notamment le salaire de base, certaines primes, l'indemnité de congés payés de l'année précédente et les avantages en nature dont le salarié ne continue pas à bénéficier pendant ses congés.

Pour les périodes d'absence liées à une maladie d'origine non professionnelle, la rémunération correspondante est prise en compte à hauteur de 80 % dans le calcul du dixième.

Quand devez-vous verser l'indemnité de congés payés ?

Vous devez verser l'indemnité de congés payés à la date habituelle de paiement du salaire.

Les dates des congés et le montant de l'indemnité correspondante doivent figurer sur le bulletin de paie du salarié.

Que deviennent les congés payés non pris à la fin du contrat de travail ?

Lorsqu'un salarié quitte votre entreprise sans avoir pris tous les congés payés auxquels il a droit, il bénéficie d'une indemnité compensatrice de congés payés.

Cette indemnité est due quelle que soit la cause de la rupture du contrat de travail : démission, licenciement (y compris pour faute lourde), rupture conventionnelle ou départ à la retraite, notamment.

Elle est calculée selon les mêmes méthodes que l'indemnité de congés payés, en retenant le montant le plus favorable au salarié.

Vous devez la verser au moment de la rupture du contrat de travail et la faire figurer sur le reçu pour solde de tout compte.

Ressources complémentaires