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Le logiciel ou système de caisse facilite la gestion comptable de son activité. Si, en tant que professionnel, vous disposez d’un tel outil, vous avez des obligations à respecter. Quelles sont-elles ? On vous répond.
Ce qui change en 2025
La loi de finances pour 2025 supprime la possibilité pour les professionnels utilisant un logiciel de caisse d’obtenir une attestation individuelle par l’éditeur de leur propre logiciel de caisse.
Seule une certification produite par un organisme accrédité permet désormais d’attester la conformité de l’outil utilisé.
Qu'est-ce qu'un logiciel ou système de caisse ?
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique utilisé par les professionnels qui permet d’enregistrer et de garder en mémoire les paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services.
À quelles conditions doit satisfaire un logiciel ou système de caisse ?
Un logiciel ou système de caisse doit respecter les conditions suivantes (article 286-I-3 bis du code général des impôts) :
- inaltérabilité des données : le logiciel ou système utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées,
- sécurisation des données : le logiciel ou système utilisé doit être en mesure de sécuriser les données d’origine, toutes modifications éventuelles et les données permettant la production des pièces justificatives,
- conservation des données : le logiciel ou système utilisé doit permettre le calcul et l’enregistrement des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables dans le cadre de clôtures journalière, mensuelle et annuelle,
- archivage des données : le logiciel ou le système de caisse doit permettre d'archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie (au maximum annuelle ou par exercice) dans le but de figer les données et de donner date certaine aux données archivées. La procédure d'archivage doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites.
Quelles sont les obligations liées à la certification ?
La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse ni d’une caisse enregistreuse.
En revanche, depuis le 1er janvier 2018, afin de lutter contre la fraude à la TVA, tous les professionnels assujettis à la TVA qui réalisent des transactions avec des particuliers et qui enregistrent les paiements de leurs clients au moyen de l’un de ces logiciels ou systèmes, sont tenus d'utiliser un matériel sécurisé.
La loi de finances pour 2025 supprime la possibilité pour les professionnels utilisant un logiciel ou système de caisse d’avoir recours à l’auto-certification (attestation individuelle).
Seule une certification produite par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation permet désormais d’attester la conformité de l’outil utilisé.
À savoir
Il incombe à l’éditeur du logiciel ou système de caisse d'effectuer la demande de certification auprès d’un organisme accrédité et de transmettre le certificat de conformité aux professionnels qui utilisent ces outils.
N’hésitez pas à le réclamer s’il n’est pas fourni automatiquement avec le logiciel ou le système de caisse que vous utilisez.
Êtes-vous concerné par l’obligation de certification ?
La loi n’imposant pas aux professionnels de disposer d’un logiciel ou d’un système de caisse, la mesure ne s’applique qu’aux commerçants qui en utilisent.
La réglementation sur les logiciels de caisse s'applique à tous les professionnels assujettis à la TVA qui ont parmi leurs clients des particuliers et qui enregistrent les paiements via un logiciel ou système de caisse, tous secteurs d’activité confondus.
Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces physiques et e-commerces. Tout particulier qui pratique du e-commerce n'est pas concerné par cette obligation dès lors qu'il n'est pas assujetti à la TVA.
Quelles exceptions ?
Certains professionnels ne sont pas soumis à l’obligation de certification, notamment ceux :
- réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels (B to B),
- réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA,
- bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs),
- bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole,
- dont tous les paiements reçus sont intermédiés par un établissement bancaire établi en France ou dans un autre État de l’Union européenne.
Quelles sanctions en cas de manquement ?
Toute entreprise utilisant un logiciel de caisse pour lequel elle ne dispose pas du certificat délivré par un organisme accrédité est passible d’une amende de 7 500 euros par unité concernée (article 1770 duodecies du code général des impôts).
À savoir
Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l'ensemble du logiciel, doivent être certifiées.
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