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Mentions obligatoires d'une facture : tout savoir !

La facture répond à un certain nombre d'obligations. Mais quelles sont les mentions obligatoires ? Quelles sanctions sont prévues en cas d'anomalie ? Revue de détail.

Quelles sont les règles concernant la forme de la facture ?

Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d'obligation concernant la forme :

  • être rédigée en langue française
  • être établie en 2 exemplaires, dont l'original pour le client
  • comporter un certain nombre d'indications détaillées ci-dessous.

Factures dans une monnaie et langue étrangères

Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions  :

  • facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple) et que la réintégration dans la comptabilité de l'entreprise se fasse en euros.
  • rédiger la facture dans une langue étrangère (dans ce cas, l'Administration peut exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle).

 Lire aussi : Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ?

Factures : quelles sont les mentions obligatoires ?

La date de la facture

Date à laquelle la facture est émise.

Le numéro de la facture

Numéro unique pour chaque facture et basé sur une séquence chronologique et continue, sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d'exercice le justifient.

La date de la vente ou de la prestation de service

Date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service.

L'identité du vendeur ou du prestataire de services

Dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse du siège social, adresse de facturation (si différente), numéro de Siren ou Siret, code NAF, forme juridique et capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation (pour les artisans).

L'identité de l'acheteur ou du client

Dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client (sauf opposition pour un particulier),adresse de facturation si différente, adresse de livraison.

Le numéro du bon de commande

Mais uniquement s'il a été préalablement émis par l'acheteur.

Le numéro d'identification à la TVA

Numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement ci dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 €.

La désignation et le décompte des produits et services rendus

  • Nature, marque, référence des produits. Matériaux fournis et main d'oeuvre pour les prestations.
  • Dénomination précise, quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA ajoutée, remises et autres rabais éventuels.

Le prix catalogue

Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.

Le taux de TVA légalement applicable

Notamment si différents taux de TVA s'appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.

L'éventuelle réduction de prix

Rabais, ristourne, remise à la date de vente ou de la prestation de service, à l'exclusion des opérations d'escompte non prévues sur la facture.

La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaitre obligatoirement sur la facture.

L'adresse de facturation

Mais uniquement si elle est différente de celle du siège social de l'entreprise.

Les informations sur le paiement

Doivent obligatoirement figurer :

  • la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
  • les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
  • les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement (40 €).

L'existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans pour certains biens

Depuis le 1er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l'existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.

Notez que le décret exclut les biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu à distance ou hors établissement.

Lire aussi : Lésé par une pratique commerciale ? Saisissez la CEPC !

Factures : quelles sont les mentions particulières ?

D'autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :

  • Le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée

Ajouter la mention : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».

  • Le vendeur a un régime de franchise de TVA

Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».

  • Le sous traitant ne déclare plus la TVA, c'est l'entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA)

Mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu'il s'agit d'un « montant hors taxe ».

  • Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire

Mention de l'assurance souscrite au titre de l'activité.

Lire aussi :  Tout savoir sur les numéros d'identification des entreprises

Factures électroniques : comment ça fonctionne ?

La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l'acheteur formalise son acceptation. Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

Par ailleurs, notez que depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises.

En savoir plus sur la facturation électronique dans le cadre des marchés publics

Quelles pénalités pour les infractions aux règles de facturation ?

Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s'exposent aux amendes suivantes :

  • une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l'amende ne peut excéder le 1/4 du montant de la facture.
  • une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.

Factures : quels sont les délais de conservation ?

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.

Lire aussi : Marchés publics : la facture électronique comment ça fonctionne ?

Publié initialement le 03/03/2016

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