Frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?

Prise en charge des frais de transport : êtes-vous concerné ?

En tant qu'employeurs, vous devez prendre en charge une partie du prix des titres d'abonnements souscrits par vos salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail lorsqu'il s'agit :

• des transports publics de personnes (transports en commun),
• des services publics de location de vélos.

Vous n’êtes en revanche pas tenu de prendre en charge les frais de carburant des salariés pour se rendre sur le lieu de travail.

Notez que les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables.

Quel est le montant de votre participation à la prise en charge obligatoire des frais de transport des salariés ?

Vous devez participer au coût des abonnements des salariés à hauteur d'au moins 50 %. La prise en charge se base sur un tarif en 2^e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.

Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple : le train et le bus).

Vous pouvez cependant refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % » (article R3261-8 du code du travail).

Comment se déroule la prise en charge des frais de transport des salariés ?

Pour procéder à la prise en charge, les salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport. Vous devez alors rembourser la part qui vous incombe, dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport.

Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, vous devez avertir vos salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement (article R3261-7 du code du travail).

Quels moyens de transport peuvent donner lieu à une prise en charge facultative de l'employeur ?

L'employeur n'a pas l'obligation de participer aux frais de transport personnel de ses salariés. Il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie. Cette possibilité est mise en place par un accord d'entreprise ou par une décision unilatérale (article L3261-4 du code du travail), et bénéficie alors à tous les salariés de l'entreprise, stagiaires compris.

Versement d'indemnités kilométriques

Lorsque votre salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, vous pouvez lui verser des indemnités kilométriques. Ces allocations peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.

En savoir plus sur les indemnités kilométriques

Prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique

Vous pouvez prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène. Cette prise en charge est en principe exonérée dans la limite annuelle de :

• 300 euros pour les frais de carburant,
• 600 euros pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Compte tenu de la hausse des prix des carburants, la prime pour les frais de carburant est relevée à 1 000 euros. En savoir plus sur les aides carburants

En savoir plus sur la prise en charge des frais de carburant et d’alimentation des véhicules

Le forfait mobilités durables dans le secteur privé

Avec le forfait mobilités durables (FMD), vous pouvez prendre en charge, sans obligation, les frais de trajets de vos salariés qui se rendent au travail via les moyens de transport suivants :

• le vélo, avec ou sans assistance électrique,
• le covoiturage en tant que conducteur ou passager,
• les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement),
• les autres services de mobilité partagée,
• le cyclomoteur (véhicule de catégorie L1^e ou L2^e), la motocyclette (véhicule de catégorie L3^e ou L4^e) et l’engin de déplacement personnel (motorisé ou non) en location ou en libre-service,
• l’engin de déplacement personnel motorisé : trottinettes, monoroues, etc.,
• l'autopartage (utilisation de véhicules en libre-service).

La prise en charge de ces frais prend la forme d’une allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 600 euros par an et par salarié.

Le forfait mobilités durables dans le secteur public

Le forfait mobilités durables s’applique également aux agents de la fonction publique qui ont recours aux moyens de transport éligibles au forfait mobilités durables pour se rendre depuis leur résidence habituelle sur leur lieu de travail (au minimum 30 jours par an).

Le montant de ce forfait s’élève à : 

• 100 euros lorsque le nombre de déplacements est compris entre 30 et 59 jours,
• 200 euros lorsque le nombre de déplacements est compris entre 60 et 99 jours,
• 300 euros lorsque le nombre de déplacements est d’au moins 100 jours.

Tout comme dans le secteur privé, cette indemnité forfaitaire est exonérée d’impôts et de prélèvements sociaux.

En savoir plus sur le forfait mobilités durables

Mise à disposition d’une flotte de vélos

Jusqu’au 31 décembre 2027, les entreprises qui mettent gratuitement à disposition de leurs salariés une flotte de vélos pour leurs déplacements entre leur domicile et le lieu de travail peuvent bénéficier d'une réduction de leur impôt sur les sociétés, dans la limite de 25 % des frais engagés pour l’achat ou l’entretien de la flotte de vélos ou vélos à assistance électrique.

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Ressources complémentaires