Entreprises : les modalités du prélèvement à la source

La responsabilité des entreprises en tant que collecteur de l'impôt sur le revenu

La responsabilité de l'entreprise en tant que verseur de revenus consiste :

• à prélever la retenue à la source lors du paiement du revenu en appliquant au montant du revenu imposable le taux de prélèvement transmis par l'administration fiscale (taux personnalisé) ou, à défaut, le taux résultant des gilles de taux par défaut (taux non personnalisé)
•  et à reverser le prélèvement à la source collecté à l'administration fiscale.

Ces opérations sont réalisées en respectant la confidentialité de la donnée privée que constitue le taux de prélèvement transmis par l'administration (respect de la vie privée et du secret professionnel).

Les revenus soumis au prélèvement à la source

Les revenus soumis au prélèvement à la source sont ceux soumis à l'impôt sur le revenu (IR).

Les revenus exonérés ne sont donc pas soumis au prélèvement. Le prélèvement à la source est un mode de paiement de l’impôt sur le revenu et n’a aucun impact sur la détermination de l’assiette imposable.

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Comment déclarer et payer le prélèvement à la source ?

En utilisant la DSN (déclaration sociale nominative) via net.entrerises.fr. C'est notamment par ce portail que les entreprises obtiennent le taux renseigné par l’administration fiscale pour chacun de leurs salariés.

Les entités qui n'entrent pas dans le champ d'application de la DSN pour les revenus qu'elles versent sont tenues de souscrire la déclaration PASRAU. Il s'agit des entités qui versent des revenus entrant dans le champ de la retenue à la source, autres que des traitements et salaires relevant du régime général ou agricole de la sécurité sociale, comme des revenus de remplacement ou le traitement des agents publics, qui ne sont pas déclarés via la DSN.

La déclaration PASRAU suit les mêmes principes que la DSN. Elle permet à la DGFiP de recevoir de manière homogène les éléments portant sur le prélèvement à la source.

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Combien de temps appliquer et conserver le taux de prélèvement appliqué aux revenus ?

Le taux de prélèvement communiqué par l'administration fiscale via le Compte Rendu Métier de la DSN ou de la déclaration Pasrau est valide pour calculer le prélèvement à la source jusqu'à la fin du deuxième mois qui suit le mois de sa transmission par l'administration fiscale (un taux transmis dans le CRM mis à disposition en février sera donc valide pour les revenus versés jusqu'à fin avril).

En revanche, ce taux devrait être conservé le délai nécessaire à la régularisation des indus. Par exemple, si un salarié doit reverser un montant de salaire qui lui a été initialement versé à tort. 2 situations sont possibles : dans la très grande majorité des cas le montant de l'indu est imputé « brut de prélèvement à la source » (à savoir à hauteur de la rémunération nette imposable correspondante) sur la rémunération en cours.

Néanmoins, si le salarié n'a pas de rémunération en cours, par exemple s'il a quitté l'entreprise, le reversement devrait être effectué net de prélèvement à la source avec le taux appliqué initialement afin que le contribuable n'ait pas à reverser à son employeur plus que ce qu'il a initialement perçu et à faire l'avance d'une partie, voire de l'intégralité, du prélèvement jusqu'au traitement de sa déclaration de revenus suivante.

Dans ces conditions, le taux de prélèvement à la source doit être conservé :

• jusqu’au délai maximal de reversement des indus, soit en règle générale au plus tard jusqu'au 31/12 qui suit la quatrième année du versement de la rémunération (ce délai pouvant néanmoins être variable, et le cas échéant inférieur, selon les organismes)
• et pendant le délai de conservation des documents ou pièces sur lesquels peut s'exercer le droit de contrôle de l'administration applicable en matière de TVA, c'est-à-dire pendant un délai de six ans ou de dix ans lorsque ces documents sont établis ou reçus sur support informatique.

Comment procéder au calcul du prélèvement à la source en l'absence de taux de prélèvement employeur

Si l’administration fiscale n’a pas pu transmettre le taux de prélèvement à l’employeur (par exemple, pour une personne qui commence à travailler, ou les intérimaires, ou encore les jeunes à la charge de leurs parents), le prélèvement à la source sur le salaire doit être effectué sur le salaire versé à partir d'un taux non personnalisé dans un premier temps. Ce taux est issu de la grille de taux définie chaque année dans la loi de finances. Cette grille est proratisée et établie sur la base du nombre de parts d’un célibataire sans personne à charge. Il est intégré dans les logiciels de paye.

Néanmoins un service (TOPAZE) est mis à disposition sur Net-Entreprises, afin de permettre aux employeurs d’appliquer le taux personnalisé dès le premier versement de revenus, donc dès le premier salaire pour un nouvel embauché.

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Comment sont gérées en N+1 les régularisations d'impôt au titre de l'année N (solde à payer ou reversement d'un trop perçu) ?

Les soldes à payer ou remboursements de trop-perçus seront gérés directement entre l'administration fiscale et le salarié, à la suite de la déclaration de revenus que ce dernier effectue l'année suivant la perception des revenus. La DSN n'est donc pas utilisée pour régulariser en N+1 la situation de N.

Quelles pénalités en cas d'erreur dans la collecte du prélèvement à la source ?

En cas de défaut de dépôt ou dépôt tardif de la DSN ou de la déclaration Pasrau, les collecteurs concernés sont passibles d'une amende de 10 % du montant de prélèvement à la source éludé avec un minimum de 50 €.

En cas d'erreur dans la collecte du prélèvement à la source, à savoir une omission ou une insuffisance liée à une assiette de prélèvement inférieure au revenu net imposable ou à un taux de prélèvement inférieur à celui transmis par l'administration fiscale, l'employeur est passible d'une amende de 5 % du montant de prélèvement à la source omis avec un minimum de 250 €. Il est précisé qu'en cas d'erreur dans l'application du taux personnalisé, par exemple un employeur applique un taux qui n'est plus valide, l'employeur en sera informé via le Compte Rendu Métier qui sera mis à sa disposition.

Les erreurs ou omissions de prélèvement à la source peuvent être régularisées au cours de l'année civile dans les déclarations via un bloc régularisations qui comprend tous les éléments nécessaires aux rectifications à opérer.

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Publié initialement le 14/11/2017