Réunio'Kit

Pourquoi Réunio'Kit ?

Selon une étude menée par BARCO, 60% des salariés estiment que les réunions devraient être moins longues et 3 réunions sur 4 n’aboutissent à aucune prise de décision. En tant qu’agent, vous avez probablement participé ou animé des réunions trop longues, mal organisées voire inutiles. Le Réunio’Kit est conçu pour limiter le phénomène de réunionite.  

Voici la première version d’un projet maturé depuis quelques années par la Mission Innovation. Le Réunio’Kit est un manuel recensant des méthodes d’intelligence collective pour animer vos réunions en présentiel comme en distanciel. Ce kit vous donnera toutes les clés de compréhension des méthodes de facilitation et fera de vos réunions des moments de convivialité et d’échanges constructifs.

Selon une étude menée par l’Ipsos, 62% des salariés pensent que l’intelligence collective favorise la résolution de problème et 65% pensent qu’elle améliore la productivité.

C'est pourquoi le Réunio’Kit s'est fixé deux objectifs :

• Mettre l’intelligence collective au service de l’animation de réunion
• Transformer les réunions pour les rendre plus dynamiques, efficaces et collaboratives

Des outils adaptés à vos objectifs de réunions

Le manuel présente différents types de méthodes d'intelligence collective (canevas, démarches, outils…). Chaque méthode a un ou deux objectifs et différentes modalités. Pour chacune d’entre elles, le kit expliquera comment la mettre en œuvre, quelles sont les conditions nécessaires à sa réussite, et comment l'adapter aux besoins spécifiques de l'organisation ou de la communauté.

Chaque fiche du Réunio'kit propose l’utilisation de méthodes selon vos objectifs de réunion :

• Briser la glace : faire connaissance, mettre en dynamique, renforcer l’esprit d’équipe et stimuler la créativité
• Partager la vision: aligner les membres d'un groupe sur une vision commune pour le futur, créer un sentiment de compréhension partagée et d'engagement envers un objectif commun
• Résoudre un problème : analyser un problème, identifier les causes racines, dépasser une problématique rencontrée
• Générer des idées : brainstormer, stimuler la créativité, explorer différents modes de réflexion
• Prendre une décision : rassembler les idées, opinions et connaissances des membres du groupe, analyser et évaluer la pertinence des différentes options
• Répartir les tâches : analyser des compétences et intérêts et assigner des objectifs à chacun
• Formaliser : clarifier les enjeux, identifier les parties prenantes, challenger et optimiser une proposition
• Prototyper : matérialiser la solution à la problématique et tester sa pertinence.
• Faire le bilan : faire un retour d’expérience, donner son avis
• Clôturer : clôturer une session d’intelligence collective

Des fiches pensées pour vous être utiles

Pour chaque fiche méthode, vous retrouverez des modalités telles que :

• Le matériel nécessaire : cela peut aussi bien être des gommettes qu’un appareil photo.
• Le nombre de participants : cette information donne un ordre d’idée de la tranche de participants requise mais libre à vous d’improviser/ faire avec les moyens du bord.
• Le temps de préparation et la durée de l’atelier sont des informations fournies à titre indicatif.
• Le déroulé : détaille la façon dont l’atelier se déroulera et donne les clés de l’organisation au facilitateur.
• Les points de vigilance : permettent d’éviter les erreurs fréquemment faites. Cela s’appuie sur l’expérience des membres de la Mission Innovation et celle des Facilit’à cœurs (communauté interne des facilitateurs du MEFSIN).
• L’onglet « pour aller plus loin » : permet au facilitateur de voir plus loin que l’exercice et de faire les choses différemment en fonction du groupe qu’il facilite.
• Les précisions quant à la possibilité de réaliser l’atelier en visio ou non.
• Le niveau de difficulté qui va de 1 à 3 étoiles :

• 1 étoile : Niveau simple, à la portée d’un facilitateur peu expérimenté : une personne familière aux méthodes d’intelligence collective et ayant déjà assisté/participé à des ateliers d’intelligence collective.
• 2 étoiles : Niveau intermédiaire, à la portée d’un facilitateur ayant déjà participé à de nombreux ateliers d’intelligence collective et en ayant animé plusieurs. Le facilitateur peut avoir suivi une formation à l’intelligence collective/ Design Thinking et doit se sentir à l’aise avec un groupe de plusieurs personnes qui se connaissent ou non.
• 3 étoiles : Niveau avancé, à la portée d’un facilitateur expérimenté ayant déjà animé plusieurs types d’ateliers. Le facilitateur avancé a suivi une formation aux méthodes d’intelligence collective, il maitrise le jargon, connait les biais cognitifs/ dynamiques de groupe et sait réunir les bonnes parties prenantes pour venir à bout d’un problème/sujet.

Vous êtes le facilitateur de vos réunions 

• Le facilitateur et le commanditaire ont tout intérêt à présenter les enjeux de l’atelier : le cadre, les objectifs et le livrable attendu.
• Le facilitateur peut ensuite se présenter et rappeler son rôle au cours de la session.
• Le facilitateur peut également rappeler les règles générales des sessions d’intelligence collective (les 5C)
• A la fin de l’atelier, le facilitateur remercie le groupe et recueille les retours d'expérience et avis des participants.

Réunio'Kit est une expérimentation. Conçu pour fournir une introduction et un aperçu de l'intelligence collective, Réunio'Kit n'a pas la prétention d'être exhaustif. L'intelligence collective est un domaine en constante évolution et il n'y a pas de solution universelle ou de méthode unique pour l'appliquer efficacement. Chaque situation est unique et nécessite une approche adaptée.

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