Registre unique du personnel : quelles sont vos obligations ?

Quels sont les employeurs concernés par le registre unique du personnel ?

Tous les employeurs sont concernés par la tenue du registre unique du personnel.

Sauf exceptions suivantes :

• les associations ayant recours au chèque emploi associatif,
• les particuliers employeurs.

Quels salariés enregistrer sur le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile.

Comme tout salarié, un travailleur étranger doit également figurer dans le registre unique du personnel.

Registre unique du personnel : quelles sont les informations obligatoires ?

Les informations à préciser sur le registre unique du personnel diffèrent selon qu'il s'agit d'un salarié, d'un stagiaire ou d'un volontaire en service civique.

Informations concernant les salariés

Les mentions obligatoires concernant les salariés sont les suivantes :

• nom et prénoms,
• nationalité,
• date de naissance,
• sexe,
• emploi,
• qualification,
• dates d'entrée et de sortie de l'établissement,
• lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou sinon date de la demande d'autorisation,
• pour les travailleurs étrangers pour lesquels un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée est requis, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail,
• pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »,
• pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire », nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire,
• pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », dénomination et adresse de ce dernier,
• pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
• pour les jeunes travailleurs en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».

Informations concernant les stagiaires

Les stagiaires doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.

Les mentions obligatoires concernant les stagiaires sont les suivantes :

• nom et prénoms,
• dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage,
• nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire.

Personnes volontaires en service civique

Les volontaires en service civique doivent être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.

Les noms et les prénoms des volontaires en service civique doivent être inscrits dans l'ordre d'arrivée.

À noter que les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement.

Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ?

Si l'employeur choisit d'utiliser d'autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Quelles sont les sanctions en cas d’infraction ?

Si le registre du personnel est absent, ou s’il comporte des mentions erronées ou incomplètes, l’employeur s’expose à l’amende prévue pour les contraventions de 4ᵉ classe, à savoir 750 euros.

Attention : cette amende s’applique autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

De plus, si le registre n’est pas mis à disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail directement dans l’établissement employant des salariés (et qu’il est, par exemple, uniquement tenu au siège social), cela constitue un délit d’entrave à l’exercice de leurs fonctions (arrêt de la Cour de cassation du 31 janvier 2012).

Ressources complémentaires