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Collecte des données des salariés : quelles sont les règles?

En tant qu’employeur, vous pouvez être amené à collecter des informations concernant vos salariés afin de procéder aux recrutements, calculer les horaires de travail ou encore établir la fiche de paie. Toutefois, la collecte de ces informations est strictement encadrée. Quelles règles devez-vous respecter ? On vous répond !

Collecte des données lors du processus de recrutement : quelles sont les limites ?

À l’occasion d’un recrutement, vous pouvez solliciter de nombreuses informations concernant de potentielles recrues. Toutefois, sachez que les informations que vous êtes en droit de demander se limitent à celles nécessaires pour vérifier la capacité du candidat à occuper l’emploi que vous proposez.

Ainsi, vous ne pouvez pas demander au candidat de renseigner son numéro de sécurité sociale, des informations sur son entourage ou encore ses opinions politiques ou son engagement syndical.

Par ailleurs, ne peuvent avoir accès aux informations personnelles recueillies sur les candidats que les personnes participant au processus de recrutement.

Enfin, si une candidature n’est pas retenue mais que vous souhaitez conserver les informations récoltées à cette occasion (curriculum vitae, lettre de motivation, coordonnées, etc.) vous devez en avertir le candidat qui peut à cette occasion s’y opposer.

Si vous obtenez son accord, la conservation de ces données se limite à 2 ans.

Lire aussi : Recrutement : comment réussir vos entretiens d'embauche ?

Quelles règles respecter concernant la collecte de données servant à la gestion du personnel ?

Afin de mener à bien la gestion courante du personnel, vous pouvez recueillir des informations personnelles concernant vos employés.

Ces informations peuvent être de plusieurs natures : relevé d’identité bancaire afin d’assurer la paie du salarié, taux d’imposition dans le cadre de l’impôt à la source, copie des diplômes obtenus correspondant au niveau de qualification du poste, coordonnées d’un proche pouvant servir de contact en cas d’urgence touchant le salarié, etc.

Concernant ces données, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) rappelle que « l’employeur ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin, et ne doit le faire qu’à partir du moment où ce besoin se concrétise ».

Il est de la responsabilité de l’employeur de contrôler l’accès à ces données, afin que seules les personnes habilitées puissent en prendre connaissance.

Par ailleurs, si ces informations peuvent être conservées pendant toute la période de présence d’un salarié dans votre entreprise, certaines doivent l’être au-delà, afin de répondre à vos obligations comptables, sociales ou fiscales.

C’est notamment le cas des documents relatifs à la paie ou au contrat de chaque salarié que vous êtes tenu de conserver durant 5 ans.

Lire aussi : Registre unique du personnel : quelles sont vos obligations ?

Pouvez-vous collecter des données concernant les horaires des salariés ?

En tant qu’employeur, vous pouvez mettre en place des outils vous permettant de calculer le temps de travail effectif des salariés.

Toutefois, les instances du personnel ainsi que tous les employés doivent être informés du déploiement d’un outil permettant la mesure du temps de travail.

De plus, ne peuvent avoir accès à ces informations que les personnes chargées de la gestion du personnel, de la paie ou de la sécurité du bâtiment.

Par ailleurs, ces informations doivent être conservées durant 5 ans.

Lire aussi : Heures supplémentaires pour les salariés du privé, comment ça marche ?

Courriels et historique de recherche : quelle confidentialité ?

Si vous mettez à disposition de vos salariés des outils informatiques afin de mener à bien leurs missions, les dossiers, courriels et historiques de recherche sont considérés, a priori, comme ayant un caractère professionnel.

Aussi, vous êtes autorisé à en prendre connaissance.

Néanmoins, ces contrôles doivent se faire dans le respect de la vie privée de chaque salarié qui doit notamment être informé des finalités poursuivies par ces contrôles.

Par ailleurs, un courriel qui aurait comme objet « personnel » ou « privé » ne peut être consulté par l’employeur.

Enfin, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) rappelle que l’usage de logiciels permettant d’« enregistrer à distance toutes les actions accomplies sur un ordinateur », aussi appelés keyloggers, est illicite, sauf lorsqu’il répond à un impératif exceptionnel de sécurité.

Lire aussi : Comment lutter contre les spams ?

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