Centre interministériel de services informatiques relatifs aux ressources humaines

ESTEVE - 29/11/2017

Dématérialisation du processus d’évaluation ?

Contexte

En 2014, un groupe de travail « dématérialisation » a été mandaté par l’instance de gouvernance (COPIL métier) pour faire émerger et instruire des besoins susceptibles d’être couverts dans le cadre de solutions opérationnelles à court terme et intéressant plusieurs ministères. L’idée de se doter d’une solution partagée de gestion dématérialisée du processus d’évaluation est née dans ce contexte.

A l’issue d’une étude de cadrage à laquelle ont participé les services du Premier ministre, le ministère chargé de l’Environnement et le ministère de la Défense, la conception d’un prototype a été lancée dans le cadre d’un hackathon.

La solution ESTEVE (Evolution du Système de Traitement de l’EValuation dématérialiséE) a été expérimentée début 2017 par le ministère de la Défense sur le périmètre du service des ressources humaines civiles en centrale et en services déconcentrés, correspondant à un peu moins de 400 agents.

 Qu'apporte cette solution ?

  • Elle permet de donner une meilleure lisibilité et de simplifier le processus d’évaluation des agents dont la gestion pose à ce stade des difficultés (diversité des modèles de comptes rendus d’entretien professionnel (CREP), workflows, etc.).
  • Elle permet l’exploitation des données saisies lors de l’entretien (demandes de formation, compétences…).
  • Elle sécurise le pilotage et le suivi des campagnes d’évaluation (gestion des échéances, rappels automatiques…).
  • Elle réduit la charge de travail associée aux campagnes, notamment grâce à la suppression des saisies redondantes et en facilitant la circulation des comptes rendus entre sites distants.).

 

Quel est le rôle du CISIRH ?

Piloter la phase d’expression de besoin et la conception détaillée
  • Rôle d’assistance à la maitrise d’ouvrage auprès des ministères engagés dans la conception et de la DGAFP
Concevoir et développer la solution
  • Le CISIRH construit des outils qui s'adaptent aux besoins des utilisateurs. Le Bureau technique assure l'hébergement et l'exploitation de la solution.
Appui à la conduite du changement
  • La solution s’adressera à un grand nombre d’agents dans chacun des ministères concernés. Elle outille un processus sensible. La conduite du changement constituera un pan essentiel pour la réussite de ce projet. Le CISIRH interviendra en appui aux ministères, pilotes de cette opération.

 

Diadem 

Contexte

En 2014, un « GT dématérialisation » a été mandaté par l’instance de gouvernance (COPIL métier) pour "faire émerger et instruire des besoins identifiés susceptibles d’être couverts de manière opérationnelle à court terme…". Dans ce contexte, la dématérialisation des dossiers est apparue comme une priorité.

Après avoir examiné plusieurs options, DIADEM est ressorti comme la piste la plus prometteuse. A l’origine, DIADEM est un projet des ministères financiers. Adossé à SIRHIUS, il présente l’avantage d’être indépendant de ce SIRH, ce qui permet d’envisager un usage interministériel.

Il comporte deux volets :       

  • le dossier individuel de l’agent décrit par l’arrêté du 21 décembre 2012 ;
  • le dossier comptable constitué par les pièces nécessaires au règlement de la paye et prévues par l’instruction codificatrice de la comptabilité publique.

 Ses objectifs

  • réduire la production des documents papier ;
  • supprimer les flux papier entre les différents acteurs RH ;
  • fiabiliser le dossier individuel de l’agent ;
  • instituer des modalités dématérialisées de transmission et de conservation des pièces justificatives ;
  • archiver numériquement les dossiers agents.

 

Prochaines étapes

A l’issue d’une étude pilotée par le Secrétariat général du MINEFE et la DINSIC, la faisabilité d’une "interministérialisation" du concept et de la solution a été confirmée. Il est aujourd’hui envisagé de confier la mise en œuvre au CISIRH.

Le projet pourrait dans un premier temps s’adosser aux travaux conjoints DGFIP-CISIRH sur le listage des actes qu’il permettrait de valoriser. Les premières réflexions sont lancées pour déterminer la stratégie de projet (paliers, porteur, outillage).

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En savoir plus

Télécharger le flyer de présentation du projet ESTEVE (décembre 2017)

 

 

 

 

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