Recruter un nouveau collaborateur, c'est toujours un défi pour le manager mais aussi pour l'équipe. La Mission Innovation s'appuie sur la puissance de la dynamique collective pour trouver les meilleurs candidats qui s'intégreront harmonieusement dans l'équipe. Dans le Podcast de l'innovation RH, la Mission Innovation a été invitée à présenter son processus de recrutement qui repose sur la transparence, la participation active de tous les membres et la prise de décision collective.
Notre processus de recrutement : une dynamique collective
La rédaction de la fiche de poste
Dans la première étape, le manager et les collaborateurs/trices concernés collaborent pour élaborer la fiche de poste. Une fois finalisée, celle-ci est partagée avec l'ensemble de l'équipe. L'objectif est de fournir aux membres toutes les informations sur les missions attribuées à la future recrue. Ainsi, les membres évitent de découvrir ces missions uniquement lors de la publication de la fiche sur l'intranet Alizé. Ce processus permet aux collaborateurs de manifester leur intérêt pour le poste dans sa globalité ou pour certaines missions spécifiques. En favorisant la transparence, cela ouvre également un espace d'échanges concrets sur les perspectives et les changements induits par cette éventuelle création de poste.
La sélection des candidatures
Une fois la fiche de poste publiée, une première sélection des candidatures reçues est effectuée par la personne responsable des fonctions de support à la Mission Innovation. Ensuite, une deuxième sélection est réalisée par la responsable de la Mission Innovation, en collaboration avec l'adjoint et/ou la personne qui sera amenée à travailler en étroite collaboration avec le/la candidat.e.enée à collaborer le plus avec le/la candidat.e.
Les entretiens
Les entretiens constituent la phase finale du processus de recrutement, organisés en trois étapes. Le déroulement de ce processus est présenté en amont au/à la candidat.e, afin qu'il puisse s'y préparer et évoquer d'éventuelles difficultés. Si besoin, le processus est adapté pour prendre en compte ces préoccupations.
- Le premier entretien se déroule avec la responsable, l’adjoint et / ou la personne amenée à collaborer avec le/la candidat.e.
- Si nécessaire, un cas pratique est proposé au candidat pour évaluer ses compétences et sa maturité dans les fonctions proposées. Ce cas pratique donne lieu à un débat constructif entre le candidat et les personnes mobilisées lors du premier entretien.
- Enfin, un entretien collectif est prévu avec l'ensemble de l'équipe de la Mission Innovation. Dans certains cas, il peut ne pas être possible de réunir tous les membres, mais on s'assure à ce qu'une grande partie d'entre eux soit présente.
Chaque étape du processus peut être éliminatoire, et l'avis de l'équipe est également déterminant dans la décision finale.
L'entretien collectif : une étape cruciale
L'entretien collectif est donc une étape à part entière du processus de recrutement : il ne s’agit pas simplement de rencontrer le/la candidat.e mais bien de prendre en compte l’avis de tous dans la décision finale. Et si celui-ci est contre le recrutement, il ne se fera pas. L’avis de l’équipe l’emporte sur celui du manager.
Pour les stagiaires et alternant.e.s, celleux-ci sont recruté.e.s directement par les personnes avec lesquelles ils ou elles vont travailler. La manager ne les rencontre que s’il y a besoin d’un avis supplémentaire. Les tuteurs et tutrices sont donc responsabilisés dans ce rôle. Tant pour le recrutement des stagiaires et alternants que dans leur accompagnement, les tuteurs et tutrices sont autonomes et montent ainsi en compétence sur des questions managériales.
Partager la responsabilité du recrutement
Fonctionner de cette manière permet de traduire et encourager la dynamique collective de l’équipe. Partager la « responsabilité » du recrutement nous permet de limiter les risques mais aussi de faciliter l’intégration du candidat. Ce dernier comprend d’autant mieux l’environnement dans lequel il postule et cela renforce la transparence de la Mission Innovation.
Au sein de l’équipe, c’est aussi incarner la confiance de la manager en ses collaborateurs, en respectant leur avis et en reconnaissant leurs compétences. C’est également par un souci de montée en compétences des plus jeunes collaborateurs sur ce sujet qu’il est primordial de leur laisser l’espace pour s’exprimer, ce qui est encore renforcé pour ceux qui encadrent par la suite des stagiaires et alternant.es. De plus, le fait que l’équipe soit informée dès la rédaction de la fiche de poste permet de répondre à toutes les questions, lever les éventuelles craintes liées à l’intégration de nouvelles compétences, et ouvrir la discussion sur les missions de chacun.
C’est une démarche qui prend du temps, car elle exige un consensus, mais le gain sur la synergie de l’équipe en vaut l’investissement.
Le mot de la Responsable de la Mission Innovation
« Décider collectivement crée un climat de confiance. »
Il n’y a pas d’obligation pour le candidat de présenter une fiche d’évaluation par son ancien manager. Les dynamiques de groupe et les critères de recrutement pouvant être différents, le plus efficace reste de se fier à soi et au collectif.
Il est souvent attendu du manager qu’il se place dans la position de celui qui sait. Or, il est primordial dans ce fonctionnement de faire confiance au jugement de son équipe et à l’intelligence collective. La décision ne se fait pas sans le/la manager mais ne doit pas non plus se faire sans les collaborateurs. De plus, l’équipe est au fait des missions à accomplir (grâce au fonctionnement transverse et collaboratif des projets et offres de service). Elle peut donc identifier l’expertise nécessaire au poste, ainsi que le profil relationnel qui correspond à l’écosystème.
L’avis de l’équipe
Le process de recrutement tel qu’il est aujourd’hui convient à l’ensemble de l’équipe. Ce que les membres trouvent important est le fait de ne pas s’intéresser uniquement aux compétences du recruté mais également à sa personnalité et sa compatibilité avec l’équipe.
L’entretien collectif peut être impressionnant pour le candidat donc il est nécessaire de le prévenir dès le début du processus. Il est aussi important de préparer l’entretien en amont, avec quelques questions de relance, afin que les échanges soient fluides.
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