Avant l'envoi d'une déclaration de soupçon, le professionnel doit s'assurer qu'il a préalablement désigné un déclarant-correspondant.
Désigner un correspondant ou un déclarant
Qui est déclarant-correspondant ?
Les professionnels concernés par la lutte anti-blanchiment doivent désigner nominativement auprès de Tracfin, et de leur autorité de contrôle, les dirigeants ou employés qui sont chargés d’assurer respectivement les fonctions de « déclarant » et de « correspondant ».
Ces fonctions peuvent, le cas échéant, être assurées par la même personne.
- le déclarant est chargé de la transmission des déclarations auprès du service,
- le correspondant assure notamment l’interface avec Tracfin : il est destinataire des accusés de réception des déclarations émises et traite ses demandes de communication de pièces ou documents.
Comment désigner un déclarant-correspondant ?
Tracfin tient à la disposition des professionnels un formulaire de désignation dédié. Celui-ci peut être téléchargé en cliquant ici.
Toute modification concernant les personnes déclarantes/correspondantes doit faire l’objet d’une mise à jour auprès de Tracfin et le cas échéant de l’autorité de contrôle.
Déclarer une opération douteuse
La déclaration de soupçon est en principe établie par écrit.
Elle peut être exceptionnellement recueillie verbalement. Dans ce cas, la présence du ou des déclarants est nécessaire. La déclaration orale est accompagnée de la remise de toute pièce ou document justificatif venant à son appui.
Tracfin accuse réception des déclarations de soupçon émises par le déclarant sauf si celui-ci a expressément indiqué ne pas souhaiter être destinataire d’un tel accusé.
Le contenu de la déclaration de soupçon :
La déclaration de soupçon doit comporter les éléments suivants :
- Des éléments d’identification de l’organisme déclarant :
- La déclaration doit comporter les éléments d'identification et les coordonnées des déclarants habilités.
- La déclaration doit impérativement être signée par le déclarant.
- Des éléments d’identification et de connaissance du client:
- Les éléments d'identification et de connaissance du client doivent y figurer
- Le cas échéant, du bénéficiaire effectif, l'objet et la nature de la relation d'affaires peuvent y être indiqués
- La déclaration de soupçon est accompagnée de toute pièce ou document justificatif utile à son exploitation par Tracfin.
- Des éléments d’analyse du soupçon motivant la déclaration:
La déclaration de soupçon doit comporter le descriptif précis et motivé des opérations suspectes concernées et les éléments d’analyse qui ont conduit le professionnel à l’effectuer.
Des indications complémentaires dans des cas spécifiques :
- Lorsque la déclaration porte sur une opération qui n'a pas encore été exécutée, elle indique le cas échéant son délai d'exécution afin que Tracfin puisse, le cas échéant, exercer son droit d’opposition ;
- Lorsqu'elle porte sur une tentative de blanchiment, la déclaration comporte l'identité du client ainsi que les autres informations qui ont pu être recueillies ;
- La déclaration de soupçon doit également porter le cas échéant mention d’un des critères listés par le décret du 16 septembre 2009.
Deux modalités de déclaration :
- Télédéclaration
Un mode de transmission rapide et sécurisé : ERMES
- Courrier
Renseigner le formulaire en ligne et l’adresser par courrier à :
Tracfin
10, rue Auguste Blanqui
93186 Montreuil-sous-Bois cedex
Le formulaire ne doit pas être manuscrit mais dactylographié, et doit désigner au moins une personne sous peine d’irrecevabilité.
Tracfin met à disposition un mode d’emploi élaboré en concertation avec les professionnels, afin de guider le déclarant dans chaque étape de sa démarche.
Quelles garanties pour les déclarants ?
Tracfin veille à maintenir un niveau de confidentialité tant à l’égard des données envoyées par les professionnels que dans son fonctionnement interne.
Tracfin est garant du respect absolu de la confidentialité des données transmises par les professionnels déclarants
La déclaration de soupçon ne figure jamais dans une transmission en justice effectuée par Tracfin.
La déclaration est confidentielle (article L.561-18 du CMF).
La déclaration n’est accessible à l’autorité judiciaire que sur réquisition auprès de Tracfin et dans les seuls cas où cette déclaration est nécessaire à la mise en œuvre de la responsabilité d'un professionnel lorsque l'enquête judiciaire fait apparaître qu'il peut être impliqué dans le mécanisme de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme qu'il a révélé.
La communication des informations détenues par le service aux autres organismes est rigoureusement encadrée et définie par la loi :
Le code monétaire et financier définit strictement les conditions dans lesquelles le service peut communiquer des informations :
- aux services de police judiciaire (article L.561-29 du CMF) ;
- à l’administration des douanes (article L.561-29 du CMF) ;
- aux services de renseignement spécialisés lorsque ces informations sont relatives à des faits qui sont susceptibles de révéler une menace contre les intérêts fondamentaux de la nation en matière de sécurité publique et de sûreté de l'État (article L.561-29 du CMF) ;
- à l’administration fiscale, sur des faits susceptibles de relever de l'infraction définie à l'article 1741 du code général des impôts ou du blanchiment du produit de cette infraction. Dans ce dernier cas, le ministre chargé du budget les transmet au procureur de la République sur avis conforme de la commission des infractions fiscales rendu dans les conditions prévues à l'article L.228 A du livre des procédures fiscales. (article L.561-29 du CMF) ;
- aux autorités de contrôle, ordres professionnels et instances représentatives nationales (article L.561-30 du CMF) ;
- aux cellules de renseignement financier étrangères (article L.561-31 du CMF).
Les professionnels sont eux-mêmes tenus par une interdiction de porter à la connaissance de leur client ou de toute autre personne, exception faite des tiers « autorisés » (tels que les autorités de contrôle et la Commission nationale informatique et libertés), le fait qu’une déclaration de soupçon a été émise auprès de Tracfin ou de donner des informations sur les suites qui lui ont été réservées, sous peine d'une amende de 22 500€ et sans préjudice de l'engagement à leur encontre de poursuites du chef de blanchiment.
Dans son fonctionnement interne, Tracfin veille à strictement préserver la confidentialité des données qui lui sont ainsi transmises :
- L'accès à ses locaux est totalement sécurisé et contrôlé.
- Le système informatique est autonome et ne permet aucune connexion vers ou de la part de l'extérieur.
- Les procédures internes permettent d'assurer une rigoureuse traçabilité du traitement des affaires et de la consultation des documents.
- Les agents de Tracfin sont soumis à des règles déontologiques strictes : le non respect de ces obligations par les agents du service est susceptible de donner lieu à des sanctions disciplinaires et pénales.
Quand déclarer ?
La déclaration doit être effectuée a priori, préalablement à l’exécution de la transaction, afin, le cas échéant, de permettre à Tracfin d'exercer son droit d'opposition.
Le professionnel doit, en conséquence, s’abstenir d’effectuer toute opération dont il soupçonne qu’elle est liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.
Par dérogation, la déclaration peut intervenir après réalisation de l'opération dans les trois cas suivants :
- impossibilité de surseoir à son exécution ;
- report pouvant faire obstacle au bon déroulement des investigations en cours ;
- soupçon apparu postérieurement à la réalisation de l'opération en cause.
Dans ces cas de figure, le professionnel est alors tenu d’informer Tracfin sans délai.
La loi ne prévoit pas de seuil déclaratif pour effectuer une déclaration de soupçon.
Tout élément nouveau de nature à infirmer, conforter ou modifier le contenu de la déclaration émise doit être, sans délai, porté à la connaissance de Tracfin.
Les professionnels sont tenus de conserver pendant 5 ans les pièces et documents réunis au titre de la vigilance.
Des facilités de mise en œuvre de ces obligations de vigilance pour certains professionnels :
- la « tierce introduction » permet, sous conditions, de sous-traiter et de s’appuyer sur les mesures de vigilance appliquées par un autre professionnel.
- la possibilité, limitée et strictement encadrée, de partage d’information sur l’existence d’une déclaration faite auprès du service Tracfin et ce afin de permettre d’adapter le degré de vigilance.
Formulaires et notices
La démarche d’évolution du formulaire de télédéclaration ERMES est lancée
Tracfin s’est engagé dans une démarche de modernisation des relations avec les professionnels assujettis aux obligations LCB/FT. Dans ce cadre, le formulaire de déclaration de soupçon en ligne sur la plateforme ERMES, va connaitre des évolutions d’ampleur qui seront bénéfiques à l’ensemble des parties prenantes :
- l’adaptation de la structure du formulaire aux spécificités de chaque catégorie de professionnels assujettis. Pour ce faire, le formulaire rénové comprendra un tronc commun pour l’ensemble des professionnels, financiers comme non financiers, et des champs modulaires avec des spécificités dédiées aux professions financières et non-financières ;
- l’amélioration de l’ergonomie du formulaire pour le rendre plus simple (champs pré-remplis), plus intuitif et plus pédagogique (aide au remplissage) ;
- le renforcement de la qualité et de la structuration des données récoltées via le formulaire, pour en accroître l’exploitation opérationnelle et poursuivre le développement de l’intelligence artificielle au sein de Tracfin.
Ces évolutions constituent un projet d’envergure, inscrit au plan d’action 2021-2022 du Gouvernement pour lutter contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Il s’agit également d’un projet très structurant non seulement pour Tracfin mais aussi pour l’ensemble des professionnels assujettis qui utilisent quotidiennement le télé-service ERMES.
À l’issue d’une phase de consultation avec des catégories d’assujettis pilotes, les développements seront lancés et le déploiement par activité professionnelle interviendra progressivement.
Cette démarche n’a pas d’impact sur l’envoi des communications systématiques d’informations (COSI).