Du versement automatisé au versement électronique :
retour sur 30 ans d’informatisation du SAEF
Première partie : le dispositif SYDOSI, l’application CRISTAL et le silo
Il est encore présent dans la mémoire collective, quelques traces en subsistent dans certains bureaux et, si vous êtes observateurs, vous pouvez parfois apercevoir ces iconiques boites bleues dans les bâtiments du ministère. Découvrez ou redécouvrez aujourd’hui le dispositif SYDOSI, son application Cristal et son silo de stockage.
Pensé dès 1982 pour satisfaire les besoins en archivage intermédiaire du ministère, ce dispositif, unique en France à son lancement, permettait aux agents de Bercy d’offrir une gestion informatisée et quasi-automatisée des archives .
Couplé à un espace de stockage robotisé, d’une capacité de 10 kml (environ 100 000 boites), il a permis à l’administration de classer matériellement et intellectuellement ses dossiers et de les gérer à distance.
Bonus : visionnez en cliquant le dispositif en action
Aux origines du dispositif
Dès 1982, dans le contexte innovant du futur grand Bercy, il est apparu indispensable de prévoir la possibilité de stoker la production documentaire papier en dehors des bureaux et des réserves traditionnelles (et ce alors que les débuts de l’informatisation prévoyaient déjà la réduction du volume papier !) mais pour diverses raisons techniques et fonctionnelles le projet a été lancé en 1989 et n’a été opérationnel qu’à partir de 1994.
L’objectif technique d’aménagement est d’aboutir à la robotisation de la gestion de l’espace de stockage (le silo), afin d’éliminer au maximum les erreurs engendrées par des manipulations humaines et de supprimer des tâches répétitives et peu gratifiantes, tout en garantissant la possibilité de récupérer un dossier dans un délai d’une demi-journée.
Le projet permet de réduire l’espace alloué au stockage des dossiers dans les bureaux à un demi-mètre cube. Il représente alors un gain de plus de 2200m2 de surface de bureaux.
Le silo et les boites cristal
Le stockage des dossiers s’effectue dans un silo entièrement robotisé dans le bâtiment H2 ; d’une capacité de 100 000 boites, ce dernier est spécialement conçu et équipé pour le projet. Les boites sont rangées automatiquement dans l’un des 4500 tiroirs disponibles. L’ensemble se trouve sous le bâtiment H2 (l’octroi au 139 rue de Bercy) et est géré via un outil télématique et informatique. Les dossiers sont ensuite acheminés à l’aide du système télédoc.
Qui dit automatisation, dit standardisation, ici en l’occurrence celle des boîtes d’archives. Pour que le système fonctionne, le SAEF met à disposition des agents des boites standardisées spécialement conçues et équipées pour le dispositif (les fameuses boites bleues et jaunes que vous connaissez peut-être encore) ; chacune est identifiée par un numéro unique. La taille a été pensée pour faciliter le stockage dans les tiroirs du silo mais aussi pour le transport dans les conteneurs d’une autre innovation du grand Bercy : le télédoc. Chaque tiroir du silo peut contenir ainsi deux rangées de onze boites.
L’informatisation
Les dossiers versés sont enregistrés dans Cristal et doivent être décrits avec précision afin d’être récupérés facilement. Les informations d’identification comme le titre, la date, l’auteur et la typologie sont donc nécessaires. Des minitels puis des postes informatiques sont mis à disposition des correspondants-archives et du SAEF pour la saisie des données et pour faire fonctionner les machines du silo. C’est une première informatisation du service des archives, bien avant REAL et Arcade.
La fin du Silo
En fonctionnement pendant une dizaine d’années, particulièrement utilisé par certaines directions comme la DGFIP et la DGTrésor, le système est cependant confronté à plusieurs problèmes qui vont mener à son arrêt progressif.
En effet, l’outil informatique se révèle insuffisamment performant, notamment en raison de l’absence d’un référentiel commun. Surtout, la dépense occasionnée a raison du dispositif : les coûts très importants de fonctionnement et de maintenance pour garder l’outil au niveau (en raison du vieillissement des automates), dépassent au final le coût d’un projet « manuel », c’est-à-dire le recours à une équipe de magasiniers. Cela a conduit le ministère à arrêter SYDOSI, son silo et son application Cristal, et à envoyer au Centre des archives économiques et financière (CAEF) de Savigny-le-Temple, l’ensemble des archives intermédiaires et historiques.
Une partie des équipes du SAEF est restée à Bercy dans l’octroi H2 faisant le lien avec les directions pour la collecte pendant qu’une autre partie a renforcé la gestion des archives physiques et l’accueil du public externe dans le bâtiment de Savigny-le-Temple.
Par ailleurs, le développement croissant de l’informatique réoriente le positionnement du service, et les crédits libérés par l’arrêt de SYDOSI vont permettre au SAEF de proposer au ministère une réponse aux problématiques émergentes de l’archivage électronique grâce au développement d’ARCADE.