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Secrétaire/assistant

Catégories B et C

Définition synthétique

Le secrétaire/assistant contribue au bon déroulement des activités d’un service en assurant des fonctions d’assistance technique pour le compte d’un ou plusieurs managers et de leurs collaborateurs.

Activités principales

  • Accueil physique et téléphonique, filtrage/orientation des interlocuteurs
  • Mise à jour du planning du service (gestion des agendas, suivi des échéances,…)
  • Organisation et préparation des réunions et des déplacements
  • Mise en forme et valorisation des supports écrits ou de présentation
  • Enregistrement du courrier arrivée/départ, diffusion et classement
  • Gestion de la logistique et des moyens matériels du service
  • Collecte, classement et diffusion des documents
Savoirs Savoir-faire Savoir-être
  • Organisation, fonctionnement et missions des services et des ministères
  • Charte Marianne
  • Techniques d’accueil physique et téléphonique
  • Suite bureautique (notamment traitement de texte, tableurs, logiciel de présentation)
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques de classement
  • Mettre en œuvre les techniques d’accueil
  • Gérer des conflits ou des situations sensibles
  • Hiérarchiser les priorités et les rendez-vous
  • Analyser et orienter les courriers
  • Mettre en œuvre les techniques de classement
  • Sens de la confidentialité
  • Fiabilité
  • Réactivité
  • Autonomie
  • Sens de l’organisation
  • Sens relationnel

Conditions particulières d’exercice

  • Contraintes horaires éventuelles (pics d’activité, travail en brigade,…)

Tendances d’évolution

Facteurs clés à moyen terme (3-5 ans) Impacts qualitatifs sur le métier
  • Développement de l’utilisation des TIC (internet/intranet, messagerie, agendas électroniques,…)
  • Renforcement de l’autonomie des cadres et collaborateurs en matière bureautique
  • Développement des secrétariats partagés
  • Développement de l’utilisation des langues étrangères
  • Adaptation aux nouveaux outils de secrétariat
  • Renforcement des missions d’assistance organisationnelle au fonctionnement du service
  • Polyvalence accrue

Proximité de compétences

  • Administration générale
  • Service aux usagers et aux acteurs publics

 

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