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Le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu

Foire aux questions : collecteur

Le rôle de l’entreprise

Le prélèvement à la source représentera-t-il une charge supplémentaire pour les entreprises ?

Les tiers collecteurs, en particulier les employeurs collectent déjà les cotisations sociales et la CSG, dont les modalités de déclaration et de recouvrement ont été simplifiées par le passage à la déclaration sociale nominative (DSN), qui agrège les déclarations sociales existantes.

Pour la grande majorité des employeurs, le prélèvement à la source empruntera ce vecteur unifié et simplifié pour la déclaration des prélèvements réalisés et leur reversement à l'administration fiscale. L’administration transmettra pour chaque employé le taux de prélèvement à la source applicable. Par ailleurs, les employeurs doivent d’ores et déjà calculer le salaire net imposable et le déclarer chaque année et chaque mois dans la DSN. C’est sur cette assiette qu’ils calculent déjà pour établir la paie que les employeurs devront appliquer le taux notifié par l’administration. Les opérations supplémentaires à réaliser sont donc limitées, comme le rappelle l'audit IGF conduit à l'été 2017 sur les conditions de mise en œuvre du prélèvement à la source.

Quelles seront les obligations de l'entreprise à l'égard de l'administration fiscale et des contribuables ?

Dans le cas général, l'entreprise aura trois obligations :

  1. appliquer le taux transmis par l'administration fiscale. L'entreprise n'aura pas à appliquer de taux de manière rétroactive. Pour toute réclamation sur son taux, le salarié s’adressera à l'administration fiscale ;
  2. retenir le prélèvement à la source sur le salaire net à verser au titre du mois M, en appliquant le taux au salaire net imposable ;
  3. reverser en M+1 ou au plus tard en M+3 (si l'entreprise a moins de 11 salariés) à l'administration fiscale les prélèvements à la source du mois M.

Quel est mon rôle vis-à-vis des personnes à qui je verse un revenu ? Comment les informer ?

La mise en place du prélèvement à la source ne remet pas en cause le fait que les questions relatives à l'impôt sur le revenu restent une relation entre les contribuables et l'administration fiscale.

Vous n'avez aucune obligation particulière d'information vis à vis des personnes à qui vous versez des revenus soumis à la retenue à la source. Vous devez simplement appliquer le taux transmis par l'administration ou, à défaut, le taux non personnalisé.

Les questions relatives au mode de calcul du taux concernent uniquement l'administration fiscale et le contribuable.

Cependant, vous pouvez choisir d'avoir un rôle d'information vis-à-vis des personnes à qui vous versez un revenu et vous pouvez être un relais des campagnes de communication de grande ampleur qui seront menées par la DGFiP tout au long de l'année 2018.

Quelle sera ma responsabilité en tant que collecteur du prélèvement à la source ?

Votre responsabilité en tant que verseur de revenus consiste :

  • à prélever la retenue à la source lors du paiement du revenu en appliquant au montant du revenu imposable le taux de prélèvement transmis par l'administration fiscale (taux personnalisé) ou, à défaut, le taux résultant des gilles de taux par défaut (taux non personnalisé) ;
  •  et à reverser le prélèvement à la source collecté à l'administration fiscale.

Ces opérations seront réalisées en respectant la confidentialité de la donnée privée que constitue le taux de prélèvement transmis par l'administration (respect de la vie privée et du secret professionnel).

Toutes ces opérations – collecte et reversement - doivent être déclarées via la DSN ou la déclaration Pasrau.

En cas de défaut de dépôt ou dépôt tardif de la DSN ou de la déclaration Pasrau, les collecteurs concernés sont passibles d'une amende de 10 % du montant de prélèvement à la source éludé avec un minimum de 50 euros.

En cas d'erreur dans la collecte du prélèvement à la source, à savoir une omission ou une insuffisance liée à une assiette de prélèvement inférieure au revenu net imposable ou à un taux de prélèvement inférieur à celui transmis par l'administration fiscale, l'employeur est passible d'une amende de 5 % du montant de prélèvement à la source omis avec un minimum de 250 euros. Il est précisé qu'en cas d'erreur dans l'application du taux personnalisé, par exemple un employeur applique un taux qui n'est plus valide, l'employeur en sera informé via le Compte Rendu Métier qui sera mis à sa disposition.

Les erreurs ou omissions de prélèvement à la source peuvent être régularisées au cours de l'année civile dans les déclarations via un bloc régularisations qui comprend tous les éléments nécessaires aux rectifications à opérer.

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Gestion de la paie et recrutement

Quand est-ce que je dois procéder au prélèvement à la source ? Et à partir de quelle date ?

Vous devez faire du prélèvement à la source pour tout versement de revenu imposable à l’impôt sur le revenu à compter du 1er janvier 2019.

Est-ce que tous les revenus que je verse sont soumis au prélèvement à la source ?

Les revenus soumis au prélèvement à la source sont ceux soumis à l’impôt sur le revenu.

Les revenus exonérés ne sont donc pas soumis au prélèvement. Le prélèvement à la source est un mode de paiement de l’impôt sur le revenu et n’a aucun impact sur la détermination de l’assiette imposable.

Est-ce que je dois déposer une déclaration le mois où je ne verse pas de revenus à mon salarié ?

Oui c’est obligatoire. Vous devez dans ce cas déposer une déclaration « néante ».

Dois-je prendre en compte le taux que mon salarié me transmettrait directement ?

Non. Vous ne devez prendre en compte que les taux de prélèvement transmis par la DGFiP.

Il n’y a aucune interaction pour le prélèvement à la source entre votre salarié et vous. De plus, votre responsabilité est d’appliquer le taux transmis par la DGFiP en respectant son délai de validité. Des sanctions sont applicables en cas de non-respect de cette obligation.

Qu'est-ce que le taux personnalisé / le taux non personnalisé ?

Dès lors que vous versez un revenu dans le champ de la retenue à la source, vous devez prélever la retenue en appliquant au montant imposable le taux personnalité ou non personnalisé.
Par taux personnalisé, on entend le taux issu de la déclaration de revenus transmis par l'administration fiscale via le flux retour de la DSN ou de la déclaration Pasrau : il s'agit du taux du foyer ou du taux individualisé si le contribuable a demandé à l'administration fiscale l'individualisation du taux au sein du couple. Ce taux est de 0 % pour un salarié non imposable.
Le taux non personnalisé est le taux proportionnel résultant de l'application des grilles de taux par défaut au montant imposable du revenu versé. Il s'applique lorsque vous ne disposez pas d'un taux transmis par l'administration.

Comment je procède au calcul du prélèvement à la source si la DGFiP ne me transmet pas de taux personnalisé pour le salarié à qui je verse des revenus ?

Lorsque vous ne disposez pas de taux personnalisé, soit parce que la DGFiP ne vous en a pas transmis, soit parce que le salarié vient d’arriver dans vos effectifs et que vous n’avez pas encore interrogé la DGFiP, vous devez quand même procéder au prélèvement à la source sur le salaire que vous lui versez, à partir d’un taux non personnalisé issu de la grille de taux définie chaque année dans la loi de finances. Cette grille est proratisée et établie sur la base du nombre de parts d’un célibataire sans personne à charge.

Quelles modalités d'application du taux non personnalisé ?

Le taux non personnalisé est applicable dès lors que le collecteur ne dispose pas du taux personnalisé valide pour le contribuable, à savoir qu'il ne reçoit (ou n'a reçu) aucun taux de l'administration fiscale dans le CRM (la zone correspondante n'est pas servie). Cette situation se présente dans les configurations suivantes :

  • le contribuable a opté pour que son taux personnalisé ne soit pas transmis à son employeur ;
  • le contribuable n'a pas été reconnu lors de l'échange d'informations avec le collecteur (par exemple parce que les données transmises par l'employeur, ou celles détenues par la DGFiP, étaient erronées ou incomplètes) ;
  • le contribuable est un primo déclarant qui n'a jamais déposé de déclaration de revenus en son nom propre (par exemple il était rattaché au foyer fiscal de ses parents l'année précédente).

Dans ces différents cas, l'employeur appliquera un taux non personnalisé déterminé sur la base du revenu imposable versé au salarié au moyen d'une grille de taux votée en loi de finances. Un taux mensuel sera applicable dès lors que le versement usuel de la rémunération est mensuel, soit dans la quasi-totalité des cas (y compris pour un salarié embauché en cours de mois, un salarié à temps partiel, un salaire mensuel versé avec des primes …). Cette procédure sera assurée automatiquement par le logiciel de paie qui aura été paramétré à cet effet. Le taux non personnalisé pourra s’appliquer également si le CRM du mois en cours et du mois précèdent mentionnent un taux personnalisé pour le contribuable mais que le collecteur n’a pas pu intégrer les taux dans son logiciel de paie en raison des délais de liquidation de la paie.

Le cas particulier des contrats courts : pour les contrats de moins de deux mois ou à terme imprécis (dont la durée initiale n'excède pas deux mois), et sous réserve que l'employeur ne dispose pas du taux personnalisé du contribuable, le taux non personnalisé est déterminé et applicable sur le revenu net imposable après déduction d'un abattement spécifique d'un demi smic (soit 597 euros pour l'année 2017, montant qui pourra être actualisé) qui sera géré automatiquement par le logiciel de paie.

Enfin, en cas de nouvelle embauche, le taux non personnalisé sera appliqué normalement pour le versement de la première paie, l'employeur ne disposant pas encore du retour du taux personnalisé via le CRM. Néanmoins, dans ce cas, l'employeur aura la possibilité de récupérer le taux personnalisé de son salarié via une procédure simplifiée et dédiée afin d'appliquer ce taux personnalisé dès le versement du premier salaire. Cette procédure est assurée via une application spécifique dénommée TOPAZE, accessible sur le portail Net-entreprises.

Dois-je rectifier rétroactivement les montants de prélèvement à la source calculés initialement à partir de la grille des taux non personnalisés lors des mois précédents quand je reçois le taux personnalisé de la part de la DGFiP ?

Non, aucun calcul rétroactif n’est à faire. Il ne s’agit pas d’une erreur, le taux appliqué au moment du versement du revenu correspondant étant exact au regard des informations détenues par l’employeur (l’analyse serait différente si le taux non personnalisé utilisé était erroné par rapport au montant du revenu versé ou si un taux non personnalisé avait été utilisé alors qu’un taux personnalisé valide avait bien été transmis par la DGFiP avant la liquidation de la paie correspondante).

Comment seront gérées en N+1 les régularisations d'impôt au titre de N (solde à payer ou reversement d'un trop perçu) ?

Les soldes à payer ou remboursements de trop-perçus seront gérés directement entre l'administration fiscale et le salarié, à la suite de la déclaration de revenus que ce dernier effectuera, comme aujourd'hui l'année suivant la perception des revenus. La DSN ne sera donc pas utilisée pour régulariser en N+1 la situation de N.

Un jeune rejoint mon entreprise, c'est son premier emploi, quel taux va-t-il avoir ?

Si l’administration fiscale n’a pas pu transmettre le taux de prélèvement à l’employeur (par exemple, pour une personne qui commence à travailler, ou les intérimaires, ou encore les jeunes à la charge de leurs parents), c’est le taux non personnalisé qui s’appliquera au salaire dans un premier temps. Ce barème correspond au revenu d’un célibataire sans enfant, et sera intégré dans les logiciels de paye.

Néanmoins un service est mis à disposition à compter de décembre 2018, sur Net-Entreprises, afin de permettre aux employeurs d’appliquer le taux personnalisé dès le premier versement de revenus, donc dès le premier salaire pour un nouvel embauché.

Comment se présentera le bulletin de paie de mes salariés dans le contexte du prélèvement à la source ?

Le bulletin de paie de vos salariés devra comporter les mentions suivantes :

  • le revenu net de cotisations sociales et avant prélèvement à la source (ou revenu à verser avant prélèvement à la source ;
  • le taux de prélèvement à la source ;
  • la nature du taux de prélèvement à la source (personnalisé ou non personnalisé) ;
  • le montant du prélèvement à la source effectué ;
  • le montant du revenu net à verser après prélèvement.

Combien de temps devrai-je appliquer et conserver le taux de prélèvement des personnes à qui je verse un revenu ?

Le taux de prélèvement communiqué par l'administration fiscale via le Compte Rendu Métier de la DSN ou de la déclaration Pasrau est valide pour calculer le prélèvement à la source jusqu'à la fin du deuxième mois qui suit le mois de sa transmission par l'administration fiscale (un taux transmis dans le CRM mis à disposition en février sera donc valide pour les revenus versés jusqu'à fin avril).

En revanche, ce taux devrait être conservé le délai nécessaire à la régularisation des indus : par exemple, si un salarié doit reverser un montant de salaire qui lui a été initialement versé à tort, deux situations seront possibles : dans la très grande majorité des cas le montant de l'indu sera imputé « brut de prélèvement à la source » (à savoir à hauteur de la rémunération nette imposable correspondante), comme aujourd'hui, sur la rémunération en cours. Néanmoins, si le salarié n'a pas de rémunération en cours, par exemple s'il a quitté l'entreprise, le reversement devrait être effectué net de prélèvement à la source avec le taux appliqué initialement afin que le contribuable n'ait pas à reverser à son employeur plus que ce qu'il a initialement perçu et à faire l'avance d'une partie, voire de l'intégralité, du prélèvement jusqu'au traitement de sa déclaration de revenus suivante.

Dans ces conditions, le taux de prélèvement à la source devra être conservé :

- jusqu’au délai maximal de reversement des indus, soit en règle générale au plus tard jusqu'au 31/12 qui suit la quatrième année du versement de la rémunération (ce délai pouvant néanmoins être variable, et le cas échéant inférieur, selon les organismes) ;

- et pendant le délai de conservation des documents ou pièces sur lesquels peut s'exercer le droit de contrôle de l'administration applicable en matière de TVA, c'est-à-dire pendant un délai de six ans ou de dix ans lorsque ces documents sont établis ou reçus sur support informatique.

Je fais partie des entreprises qui pratiquent le décalage de paie, comment ça va se passer pour le prélèvement à la source ?

Le décalage de paie concerne environ 70 000 entreprises en France. Il consiste à liquider la paie un mois M et à la verser en M+1.

La règle fiscale reste inchangée : un revenu imposable est soumis à l'impôt sur le revenu à partir du moment où il est mis à disposition, à savoir versé, à son bénéficiaire. Dès lors, une paie liquidée en décembre 2018 et versée à compter du 1er janvier 2019 doit être soumise au prélèvement à la source (la règle étant différente pour les cotisations sociales pour lesquelles c'est la période d'emploi qui est prise en compte).

Est-ce que je dois effectuer du prélèvement à la source pour un salarié résidant dans un DOM ?

Oui, le prélèvement à la source doit être effectué pour les revenus soumis à l’IR selon les mêmes modalités qu’en métropole. En cas d’utilisation d’un taux non personnalisé, la grille de taux spécifique prenant en compte l’abattement sur le barème progressif devra être appliquée. En revanche, sauf cas particuliers, les collecteurs n’ont pas à faire de prélèvement à la source dans les COM.

Je suis une PME, et je ne suis pas outillé informatiquement pour la gestion de la paie. Comment vais-je pouvoir appliquer le prélèvement à la source ?

Le Titre emploi service simplifié (TESE) vous est accessible et vous permet d’assurer les opérations de gestion des salariés : établissement de la paie et du bulletin de paie, déclaration aux organismes de protection sociale. Ce dispositif sera adapté pour le 1er janvier 2019, et prendra en compte le calcul et le prélèvement du prélèvement à la source ainsi que son reversement à la DGFiP. Pour les utilisateurs du titre TESE, le prélèvement à la source va être pris en charge intégralement et de manière tout à fait transparente pour la PME utilisatrice.

 

La gestion des taux de prélèvement à la source va-t-elle alourdir la gestion de la paie ?

Non, le logiciel de paie intégrera automatiquement le fichier des taux de prélèvement transmis par l'administration fiscale via le « flux retour » de la DSN.

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Déclaration sociale nominative (DSN)

Qu'est-ce que la DSN ?

La Déclaration Sociale Nominative regroupe en une seule déclaration l’ensemble des déclarations sociales effectuées par une entreprise ou son mandataire. Elle repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données directement issues de la paie, auxquelles s’ajoutent des signalements d’événements affectant la relation de travail. Elle est généralisée depuis l’été 2017 pour l’ensemble des entreprises du secteur privé.

Pourquoi utiliser la DSN ?

La DSN rassemble les données de la paie. Dans la mesure où le prélèvement à la source est calculé sur une donnée issue de la paie et est prélevé sur le salaire, il est logique qu’il soit déclaré via le même support. Ceci évite la création d’une déclaration spécifique et allège ainsi les obligations déclaratives des entreprises. C’est la raison pour laquelle les modifications à opérer dans les logiciels de paie pour prendre en compte le prélèvement à la source seront réduites.

Quelles seront les modalités d'utilisation de la déclaration sociale nominative (DSN) pour le prélèvement à la source ?

Depuis 2017, toutes les entreprises privées sont dans le périmètre de la déclaration sociale nominative (DSN). Pour réaliser le prélèvement à la source, quelques données seront ajoutées à la déclaration mensuelle.

L’assiette du calcul du prélèvement à la source sera le salaire net imposable, qui dans la plupart des cas est déjà calculé par les logiciels de paie et qui figure déjà sur les bulletins mensuels de paie, ainsi que dans la DSN.

La transmission par l’administration aux entreprises des taux applicables à chaque salarié passera également par la DSN. Les entreprises qui utilisent la DSN reçoivent déjà, durant le mois suivant la réalisation de la paie, une information en retour de la déclaration qu’elles ont faite. Ce flux d’information (« flux retour » nommé compte-rendu métier CRM), qui correspond à l’accusé de réception de la DSN transmise par l’employeur, sera utilisé par l'administration fiscale pour transmettre pour chaque salarié le taux de prélèvement à la source qui devra être appliqué le mois suivant

Les données de la DSN sont-elles transmises à la DGFiP ?

Les données de la DSN nécessaires au calcul de l'impôt sont déjà transmises à l'administration fiscale, comme l'étaient aussi les données de la DADS U, afin notamment de renseigner les déclarations d'impôt sur le revenu pré-remplies. À compter de 2019, l'administration fiscale recevra également les données relatives au prélèvement à la source.

Pourquoi une déclaration sociale comme la DSN, comportera-t-elle à l'avenir des données fiscales ?

La DSN rassemble les données de la paie. Dans la mesure où le prélèvement à la source est calculé sur une donnée issue de la paie et est prélevé sur le salaire, il est logique qu'il soit déclaré via le même support. Ceci évite la création d'une déclaration spécifique et allège ainsi les obligations déclaratives des entreprises.

C’est la raison pour laquelle les modifications à opérer dans les logiciels de paie pour prendre en compte le prélèvement à la source sont réduites.

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 Déclaration PASRAU

 

Qu'est-ce que la déclaration PASRAU ?

Les entités qui n'entrent pas dans le champ d'application de la DSN pour les revenus qu'elles versent sont tenues de souscrire la déclaration PASRAU. Il s'agit des entités qui versent des revenus entrant dans le champ de la retenue à la source, autres que des traitements et salaires relevant du régime général ou agricole de la sécurité sociale, notamment des revenus de remplacement ou le traitement des agents publics, qui ne sont pas déclarés via la DSN.

La déclaration PASRAU suit les mêmes principes que la DSN. Elle permet à la DGFiP de recevoir de manière homogène les éléments portant sur le prélèvement à la source.

Quelles seront les informations à renseigner dans la déclaration PASRAU ?

La déclaration « PASRAU » s’inspire de la logique DSN, se limitant aux seules informations relatives au prélèvement à la source et sa gestion. Ainsi, l’employeur devra y mentionner tous les mois notamment son SIRET et sa dénomination, et pour chacun des usagers à qui il verse des revenus : le NIR et les éléments d’état civil de l’usager (noms, prénoms, date de naissance, adresse...), le montant du revenu net imposable, le montant collecté au titre du prélèvement à la source et le taux appliqué.

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Tests et préfiguration

Y a-t-il des tests avec les éditeurs de logiciels de paie et les employeurs en 2018 ?

Oui. Les tests en conditions réelles initiés à l'été 2017 seront poursuivis et élargis au premier semestre 2018. L'objectif de ces tests, réalisés dans des conditions réelles mais avec des taux de prélèvement fictifs, est de s'assurer du parfait fonctionnement des échanges entre les collecteurs et l'administration fiscale permettant d'assurer le prélèvement à la source. Dans les faits, ces opérations sont réalisées automatiquement par le logiciel de paie.

Il s'agit bien de tests « à blanc » et aucun contribuable ne sera prélevé à la source en 2018.

Les tests conduits à l'été ont d'ores et déjà montré que le dispositif fonctionne. Il convient désormais d'assurer ces tests avec l'ensemble des éditeurs et leurs différentes versions de logiciels, afin de s'assurer que 100 % des usagers sont bien couverts et ce pour l'ensemble des cas fonctionnels recensés (c'est-à-dire quelle que soit la situation de l'usager). Cette opération permettra de sécuriser l'entrée dans la réforme en 2019 pour tous les intervenants.

Comment assurer le succès de ces tests ?

L'ensemble des parties prenantes, et notamment les éditeurs de logiciels, ont intérêt à participer à ces tests et c'est déjà le cas pour une grande partie de ces éditeurs. Des campagnes de communication auprès des éditeurs seront conduites par la DGFiP début 2018, afin de relayer encore ce message et une charte des « bonnes pratiques » sera mise en place avec les éditeurs intégrant notamment la participation à ces tests. Les éditeurs signataires de cette charte seront mentionnés pour information sur le site impots.gouv. Les participants à ces tests bénéficieront d'un accompagnement dédié par l'administration fiscale et le GIP MDS tout au long de leur réalisation.

Comment mettre en place la préfiguration du prélèvement à la source ?

La préfiguration du prélèvement à la source consiste à assurer une simulation sur les bulletins de salaires fin 2018 de ce qu'aurait été le prélèvement à la source s'il avait été applicable.

Cette phase, à caractère optionnel, pourra être mise en place pour les revenus versés à compter de fin septembre 2018 et ce jusqu'en décembre 2018.

Elle nécessite que la version livrée à l’été 2018 par l’éditeur de logiciel permette d’assurer cette préfiguration. Cet engagement est porté dans la charte de la DGFiP avec les éditeurs de logiciel. La préfiguration ne requiert aucune démarche proactive de l’employeur hormis, le cas échéant, de se rapprocher de son éditeur.

Le respect de la confidentialité de la donnée que constitue le taux de prélèvement transmis par l’administration s’applique dès la période de préfiguration.

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Particulier employeur

Le prélèvement à la source par les particuliers employeurs, dont les modalités sont définies ci-dessous, sera mis en œuvre à compter de 2020

Je suis particulier employeur. Que vais-je devoir faire ?

Les particuliers employeurs prélèvent déjà les cotisations sociales. C’est via les sites Cesu et Pajemploi que le prélèvement sera effectué.

Comment cela se passe si mon employé a d’autres employeurs ?

Que l’on ait un ou plusieurs employeurs, le prélèvement à la source fonctionnera de la même façon. L’administration fiscale donnera à tous les employeurs du salarié le même taux de prélèvement, qui s’appliquera au salaire que chacun lui verse.

Lorsque mon employé va recevoir sa fiche de paie, ne risque-t-il pas de penser que son salaire a baissé ?

Sur la fiche de paie apparaîtra clairement le revenu avant et après prélèvement à la source. Ainsi le salarié aura une visibilité chaque mois sur ce qu’il gagne avant et après impôt. Et désormais, ce salaire net d’impôt sera entièrement disponible.

Mon employé débute sur le marché du travail, quel taux va-t-il avoir ?

Si l’administration fiscale n’a pas pu transmettre le taux de prélèvement à l’employeur (par exemple, pour une personne qui commence à travailler), c’est la grille de taux votée en loi de finances qui s’appliquera au salaire dans un premier temps. Ce barème correspond au revenu d’un célibataire sans enfant, et sera déterminé par le centre gestionnaire de titres simplifiés.

Est-ce que j'aurai une offre de service CESU / PAJEMPLOI plus large en 2020 ?

Oui, au cours de l'année 2019, les centres PAJEMPLOI et CESU proposeront, à titre optionnel, une offre de services permettant au particulier employeur de confier aux centres l’intégralité du processus de rémunération du salarié et de bénéficier immédiatement des aides auxquelles il peut prétendre (exemple : le complément mode de garde).

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