Comment être à l'écoute des collaborateurs et développer une démarche centrée sur leurs besoins et construire des solutions qui leur conviennent ? Pour relever ce défi la Mission Innovation expérimente un nouveau dispositif : le panel du Secrétariat Général (SG). Inspiré des panels utilisés par les grands instituts de sondage, le panel permet de recueillir l’avis d’un échantillon des collaborateurs du SG en les sollicitant sur des démarches allant du consultatif au collaboratif.
L'Ambition du panel : mettre l'humain au coeur des organisations
Pourquoi créer un panel ?
L’objectif de la création d’un panel est d’être à l’écoute des collaborateurs, de comprendre leurs besoins et de construire des solutions, avec eux, qui leur conviennent. L’idée de mettre en place un tel dispositif a émergé il y a quelques années déjà, mais il fallait pour cela un grand projet mobilisateur. Ambition SG, le plan stratégique de transformation du Secrétariat général du MEFR, a été le projet idéal pour concrétiser cette idée. Aujourd’hui, le panel a pour vocation à être un dispositif pérenne au-delà de ce plan stratégique.
Quels sont les objectifs du panel ?
L’objectif principal du panel est d’un point de vue global de contribuer à développer un service public à l'écoute, qui sait s'adapter et innover pour toujours mieux répondre aux besoins de ses bénéficiaires. Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire d’incarner cette vision centrée bénéficiaire mais pas seulement au service de nos usagers externes… mais aussi de la mettre en œuvre au sein même du Secrétariat général.
Une organisation qui sait écouter et entendre ce que pensent ses collaborateurs sera plus à même de mettre en place les conditions d'une action performante. Pour incarner cette vision la Mission Innovation mise sur la force du collectif et plus particulièrement sur son intelligence. Pas l'intelligence cloisonnée dans le cerveau d'un seul individu mais celle qui se développe entre les cerveaux. Une intelligence créative et partagée. C’est pourquoi le panel remplit cet objectif d’intelligence collective. Il permet à chaque collaborateur du SG de pouvoir donner son avis et de faire en sorte que cet avis compte.
Comment le panel peut-il être mobilisé?
Expérimenté dans le cadre d’Ambition SG, le plan stratégique de transformation du Secrétariat général, le panel a d’abord été mobilisé pour participer à des ateliers collaboratifs et donner son avis sur des chantiers transversaux aussi bien RH, numériques que sur la raison d’être du Secrétariat général. De l’expérimentation qui a démarré en mars 2021 à aujourd’hui, l’objectif principal était une augmentation substantielle des mobilisations du panel une dynamique des panélistes grandissantes au point de pérenniser le dispositif. En l‘espace de 6 mois : on compte 10 projets de mobilisation du panel et 153 participations de panélistes avec un panel de 130 agents.
Voici quelques exemples de mobilisation du panel :
- 2 Questionnaires :
- 5 panélistes ont répondu à un questionnaire sur BercyINNOV. Ces réponses vont être prises en compte dans la définition des différents formats de l'évènement.
- 15 panélistes ont écouté les podcasts en Résonance et ont donné leurs avis sur ce format innovant. Ces retours ont notamment permis de déterminer les thèmes abordés par les futurs podcasts.
- 7 ateliers d’intelligence collective mobilisant plus de 80 panelistes dont les résultats serviront de base de réflexions au comité de direction :
- 21 panélistes ont participé à 1 atelier sur la définition de la raison d'être du Secrétariat Général.
- 20 panélistes ont participé à 2 ateliers de brainstorming afin de déterminer comment mettre davantage de transversalité au sein du Secrétariat Général.
- 20 panélistes ont participé à 2 ateliers de brainstorming et priorisation sur les outils digitaux et leurs usages au sein du Secrétariat Général.
- 20 panélistes ont été sollicités en 2 ateliers pour recueillir leurs « Attentes en termes de Ressources Humaines » au sein du SG.
- 28 sur 80 participants aux ateliers ont répondu au questionnaire de retour d’expérience avec 100% des répondants sollicitant le travail en mode collaboratif.
Rémi a mobilisé le panel pour tester un chatbot
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