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D'un printemps, l'autre : BercyLab en action

Avec le retour prochain dans les espaces, ce printemps 2021 sera différent de tous les autres printemps pour le BercyLab. Depuis un an, l'équipe du laboratoire d'innovation n'a cessé d'adapter ses méthodes et outils collaboratifs pour accompagner à distance les directions et services du MEFR dans leur démarche de transformation. Somme toute, cette année particulière a permis de décupler une agilité et une inventivité à toute épreuve. L'occasion de faire un bilan avant la reprise sur site.

Depuis le premier confinement, face à la crise sanitaire, le BercyLab se mobilise pour répondre aux demandes des services et directions du MEF en termes d’accompagnements sur leur démarche de transformation et la mise en œuvre d’ateliers collaboratifs à distance.

Agilité et créativité

Dès le premier confinement, les espaces du BercyLab ne pouvant plus accueillir les ateliers, ont été mises aux normes des exigences sanitaires pour les réunions de crise. Dès la fin mars 2020, l’équipe, 100% en télétravail, a adapté ses outils et méthodes pour proposer une offre d’accompagnement 100% à distance. Ces nouvelles modalités de travail ont fait émerger de nouveaux besoins comme maintenir une dynamique collective, intégrer une dimension collaborative, garder le lien, éviter l’isolement, notamment pour les activités qui s’appuient sur des réseaux métier. Cela a conduit le BercyLab à repenser ou à adapter ses accompagnements pour chaque direction et service comme la DAE ou encore la DGAFP.

Un renforcement des méthodes collaboratives au sein du MEFR

De manière générale, durant cette année inédite, un engouement pour les méthodes de travail promues par BercyLab s’est renforcé au sein du ministère, engouement parfois préexistant à la crise mais que celle-ci a permis de révéler, voire d’accélérer. Plusieurs directions et services comme la DGTrésor, le COSA (CEGFI) accompagnés par  BercyLAb ont souhaité intégrer de manière pérenne ces méthodes à leur processus de travail, tout comme le CISIRH qui développe son lab d'innovation.

Le développement du collaboratif s’est traduit également par l’intégration de collaborateurs de ces directions à la formation de facilitateurs (Facilit’à cœurs) pilotée par le BercyLab. Ce qui témoigne de leur volonté d’intégrer durablement ces pratiques à leurs modes de travail, à l’instar de la DGDDI, de la DGTrésor ou encore du CGEFI.

Des accompagnements sur la durée

Un des enjeux du BercyLab a été de développer des appuis sur la durée, au-delà des classiques « ateliers » qui ne représentent qu’une face émergée de l’iceberg collaboratif. Pari réussi puisque  les demandes d’appuis à long terme, ou des poursuites d’appuis au-delà des ateliers prévus se sont accrues. Cela a été aidé par les exigences sanitaires qui ont limité les possibilités de réaliser des ateliers en présentiel. Les directions et services ont ainsi perçu l’intérêt d’exploiter ce mode collaboratif sur un temps plus long, associant des moments « asynchrones » (consultation en ligne, entretiens individuels, travaux en sous-groupes…) et des moments collectifs, synchrones, en visio ou audioconférence : travaux en amont et en aval des ateliers, démarche sur la durée, transfert de compétence par le coaching et/ou formation.

Un acteur 2.0 dans la démarche de transformation du MEFR

En intégrant les modalités de travail à distance dans son offre de services, BercyLab a développé des outils numériques collaboratifs.Il s’est vu confier le pilotage stratégique de la transformation du SG. Un enjeu important pour l’équipe du BercyLab qui a organisé plusieurs séminaires  en format mixe webinaires-ateliers, réunissant jusqu'à 180 participants, ou en format présentiel.  Dans ce contexte inédit, BercyLab est devenu un acteur incontournable de la démarche de transformation du ministère avec une amplification de ses accompagnements auprès des services et directions du MEFR sur leur projet de transformation.

Renforcé dans sa mission d'accompagnement, BercyLab va bientôt rouvrir ses espaces pour faire vivre autant sur site qu'en distanciel l'intelligence collective au ministère.

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