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De nouvelles méthodes de travail

La méthodologie appliquée pour mettre en oeuvre l'expérimentation du PassInnov a reposé sur l'intelligence collective. Le parti pris a été de s’engager dans le développement d’un projet sans avoir de vision globale de ce à quoi il ressemblerait à terme. Observation, écoute, itération ont été les bases  pour créer in fine un dispositif cohérent et qui réponde à un réel besoin.

 

Le commencement : valider le besoin

Au départ, un constat : le vocabulaire et les concepts de base de l’innovation n’étaient pas compris et pratiqués par l’ensemble des agents du MEFR (mobilisation de l’intelligence collective, orientation usager…).

A l’occasion de BercyINNOV 2018, la Mission Innovation a testé un premier format d'« atelier utile »  dont l’objectif était d’apprendre des méthodes de travail directement applicables dans son quotidien.

Cinq thèmes d’ateliers utiles étaient proposés :

  • Mettez l’usager au cœur de vos réflexions par une démarche centrée sur l’utilisateur (design thinking)
  • Exploitez les cloisons magnétiques de vos bureaux pour mieux vous organiser
  • Développez votre attention avec la pleine conscience
  • Restituez vos réunions en dessins
  • Utilisez les post-it pour favoriser l’intelligence collective de votre équipe

Le succès remporté par ces ateliers utiles a confirmé l’hypothèse d’un besoin d’apprendre de nouvelles méthodes de travail. Les nombreux participants ont manifesté l’envie d’en découvrir davantage et d’aller plus loin. L’aventure du PassInnov est lancée.

La construction du parcours : itérer sur la solution en fonction des retours d'expérience

Dès le début et pour répondre à l'objectif de faire comprendre, partager et diffuser l’innovation au sein du MEFR, il a paru essentiel que le dispositif soit le plus flexible possible : ouvert à tous, sans validation hiérarchique, court, pratique et adaptable.

Le parcours PassInnov est le résultat d’une co-construction avec les participants : les thèmes des modules ont été identifiés au fur et à mesure en fonction de leurs besoins et les collaborateurs ont pu faire des remarques sur le déroulé des modules…

Quand les premiers modules ont été donnés comme le module Convergence ou le module Design Thinking, de nouveaux besoins d’apprentissage se sont fait ressentir. Par exemple : comment introduire un climat qui favorise l’écoute dans un temps de travail collectif ? Le module Ecoute a été créé pour répondre cette problématique. 

Chaque module dispensé a fait l’objet d’un débriefe avec les participants pour identifier les points d’améliorations. Grâce leurs retours d’expérience de participants, les modules ont été affinés pour être au plus près de leurs attentes. Par exemple, le module Art de la narration a évolué vers un module Art du pitch pour faire face aux besoins des directions.

Par ailleurs, l’expérimentation nous a aussi permis de tester les modalités d’animation (binôme facilitateur externe/interne), la population cible (ouvert à tous avec une cible prioritaire autour de ceux accompagnés par le BercyLab), les modalités de gestion et de logistique (suivi des inscriptions).

Le parcours aujourd’hui après 2 ans d’expérimentation : un parcours en phase avec les besoins des participants

Petit à petit, le parcours s’est enrichi de nouveaux modules et à l’été 2020, après deux ans de développement et avec 10 modules proposés, le PassInnov était enfin stabilisé.

Les  10 modules qui composent le parcours sont les suivants (dans leur ordre de construction) :

  1. Intelligence collective : pour expérimenter des outils qui facilitent la mobilisation de l'intelligence collective
  2. Design thinking : pour comprendre les principes d’une démarche centrée sur les besoins des utilisateurs
  3. Créativité : pour expérimenter des outils qui facilitent l’émergence d’idées innovantes
  4. Convergence : pour découvrir des outils qui aident à la prise de décision commune
  5. Art du pitch : pour présenter ses projets de façon simple et percutante en 3 minutes et découvrir les techniques innovantes pour pitcher
  6. Facilitation graphique : pour restituer ses réunions autrement et en dessins
  7. Ecoute : pour développer sa compétence d'écoute
  8. Retour d'expériences : pour découvrir des outils permettant de capitaliser sur des expériences menées
  9. L'Agilité au quotidien : pour s'adapter rapidement, efficacement et durablement de façon organisationnelle
  10. Vers l’infini et au-delà : pour mettre en cohérence l’ensemble des apprentissages du parcours et de se projeter en tant qu’acteur de l’innovation au MERF.

L’institutionnalisation du PassInnov

Aujourd’hui, le PassInnov est un succès et un dispositif reconnu au sein du MEFR : il s’inscrit en complémentarité avec l’offre de formation portée par l’IGPDE et a reçu un soutien en 2019 du Fonds d'Innovation RH (FIRH).

La Mission Innovation est désormais en mesure de déployer une offre sur mesure pour les directions en choisissant les modules qui répondent à leurs besoins prioritaires. Et des participants du PassInnov ont même rejoint le parcours Facilit’a’cœurs, pour devenir facilitateurs internes.

L'expérimentation du PassInnov a inspiré la création d'un nouveau dispositif le DiscoPass
pour favoriser et maintenir une dynamique collective à distance. 

Les retours des participants sur leur remise en pratique des méthodes et outils appris pendant le PassInnov

  • Module Facilitation graphique : réutiliser dans le cadre de la diffusion d’une veille pour la rendre plus attractive ainsi que pour modéliser un projet de marché.
  • Module Convergence : réutiliser lors d’une réunion qui était mal engagée avec chaque acteur campant sur ses positions => explorer chaque idée pour voir où elle mène et non pas se battre pour convaincre les autres qu’une idée est la meilleure.
  • Module Intelligence collective : réutiliser dans le cadre d’un atelier de co-création dans le cadre d’un projet sur la thématique des indicateurs de succès.
  • Module Art du pitch : réutiliser lors de présentations à la hiérarchie ou d’introduction à des réunions de travail que j’anime.
  • Module Retour d’expérience : réutiliser pour préparer son entretien professionnel, ou pour faire le bilan d’une année de travaux avec une communauté ou pour faire un retour d’expérience sur la période de crise sanitaire

Le PassInnov en chiffres

1 module de PassInnov c’est :

  • 15 participants
  • 2 facilitateurs
  • Au BercyLab ou ailleurs
  • 1h30 sur la pause méridienne
  • Basé sur la pratique

Depuis 2018, 66 modules se sont tenus avec plus de 240 agents engagés dans le parcours avec un très large panel des directions du MEFR représentées

  • Plus de 60% des participants qui participent à un module reviennent pour poursuivre le parcours
  • 52% des participants qui remettent en pratique ce qu’ils découvrent au PassInnov

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