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Espagne : « Moins de temps pour la paperasse. Plus de temps pour profiter de votre bébé »

Par Anne Cheramy

En Espagne, sur près de 370 000 naissances enregistrées à l’état civil en 2018 (chiffre en forte baisse depuis plusieurs années ; -40,7 % depuis 2008), ce sont plus de 300 000 qui ont été déclarées en ligne. Cette dématérialisation d’ampleur a été rendue possible grâce au projet ANDES, lancé le 15 octobre 2015, et dont le déploiement est depuis en cours sur l’ensemble du territoire, dans les maternités publiques comme les hôpitaux privés. Alors qu’en France il est généralement nécessaire de se déplacer en mairie – bien qu’un officier d'état civil assure parfois une permanence au sein du service de maternité de certains hôpitaux publics pour enregistrer les déclarations de naissance – l’Espagne a réussi à en dématérialiser plus de 80 %.

Le projet ANDES a été lancé en 2015 dans 25 hôpitaux (au moins un dans chaque communauté autonome). Aujourd'hui, le service est intégré dans pratiquement toutes les maternités publiques d'Espagne et s’étend progressivement aux hôpitaux privés. Cette réussite s’inscrit de manière plus large dans les résultats de la réforme d’ampleur lancée en Espagne en 2012 : la CORA (Comisión para la Reforma de las Administraciones públicas) [1] qui visait à réduire et à adapter l’administration espagnole en rendant son fonctionnement plus efficace et plus transparent.

L’objectif du projet est de réduire les charges administratives supportées par les parents ; « Moins de temps pour la paperasse. Plus pour profiter de votre bébé » est ainsi le slogan qui accompagne la réforme engagée par le ministère de la Justice pour faire connaître ce nouveau service. Le projet ANDES a été rapidement couronné de succès (respect des délais, synergies, économies, déploiement rapide, etc.). En quoi ce nouveau dispositif a-t-il abouti à une modernisation réussie de l’administration ? Comment le numérique a-t-il permis d’apporter aux usagers une vraie simplification de leurs démarches ? Par quel processus ce projet a-t-il engagé une refonte des missions des agents ?

Déplacer la démarche de l’usager vers l’administration : la dématérialisation comme vecteur de simplification

Le projet ANDES s’inscrit dans les travaux du sous-comité pour la simplification administrative de la CORA lancés en 2012. Sur les 217 propositions de réformes présentées par la CORA en Conseil des ministres le 21 juin 2013, 44 visent à éliminer les entraves bureaucratiques, simplifier les procédures et améliorer l’accès des usagers à l’administration. Validée au mois de juillet 2015 dans le cadre du plan de modernisation du ministère de la Justice, la réforme administrative ANDES [2] rend possible la déclaration des nouveau-nés par voie électronique directement depuis les hôpitaux et les centres médicaux.L’ANDES se déploie alors en implantant un nouveau service dans chaque hôpital doté d’une maternité. Il remplace ainsi une procédure précédemment centralisée dans le registre de l'état civil et dispensée par des fonctionnaires au fait de la législation applicable. Les professionnels de santé continuent comme avant d’identifier le nouveau-né, confirmer la filiation avec la mère, prendre les empreintes du pied du bébé et les empreintes digitales de la mère. Mais les maternités ont désormais un délai de 72 heures pour réaliser la déclaration en ligne. Pour ce faire, l’administration espagnole a mis à disposition une plateforme dénommée Cl@ve, commune à l’ensemble des maternités, afin d’y entrer toutes les informations nécessaires à la délivrance du certificat de naissance. Une fois l'inscription réalisée, le registre civil envoie ce dernier aux parents afin qu’ils puissent réaliser toutes leurs démarches administratives futures pour leur enfant.

Avec cette centralisation des procédures de naissance dans les maternités, les hôpitaux s’apparentent désormais à un guichet unique pour le citoyen, réduisant la charge administrative des nouveaux parents. Les canaux administratifs traditionnels sont remplacés par une procédure automatisée, et la « charge » administrative se déplace de l’usager vers l’administration.

Un travail de collaboration

L'ANDES est un exemple de réforme obtenue grâce à une collaboration efficace entre différentes entités de l’administration publique, tant nationales que régionales [3], ainsi que de partenariat réussi avec le secteur privé.

La mise en œuvre du projet s’est accompagnée d’un profond changement normatif en amont. La loi du 13 juillet 2015 notamment qui validait le dispositif permettant la dématérialisation des déclarations de naissance et de décès devait en effet entrer en vigueur le 15 octobre 2015, soit un délai de cinq mois pour rendre le dispositif opérationnel. Pour permettre un développement dans ces délais contraints, le ministère de la Justice a sollicité le ministère des Finances et des administrations publiques et mobilisé le service ACCEDA afin d’utiliser des infrastructures déjà existantes (outil pour la conception des formulaires, fonctionnalité de génération d’une preuve de soumission de la demande, etc.).

Les coûts et les délais pour offrir un service à haute valeur ajoutée pour les citoyens sont ainsi demeurés limités, alors même que des développements spécifiques ont néanmoins été nécessaires pour rendre cette démarche accessible dans les hôpitaux privés. Afin de sensibiliser le plus en amont possible au projet, les acteurs amenés à mettre en place le dispositif – les hôpitaux publics et privés – ont été enrôlés dans la démarche dès les premières phases pilotes de conception du service. Le ministère de la Justice a dans le même temps assuré un travail de pédagogie auprès des agents des registres d’état civil et des juges pour bien faire accepter la réforme. Il s’est ensuite appuyé sur une forte implication de ses services informatiques chargés d’assister chaque hôpital dans la mise en œuvre opérationnelle de la nouvelle procédure dématérialisée. Enfin, le projet ANDES a largement été médiatisé auprès des usagers du service public afin d’en garantir une utilisation immédiate.

Conclusion

Le gouvernement espagnol a réussi en quelques mois à modifier les usages relatifs aux déclarations de naissances, que ce soit dans le monde hospitalier ou auprès des parents. Cela a été rendu possible grâce à l’utilisation de ressources déjà présentes au sein de l’administration, à une collaboration poussée entre les différentes parties prenantes et à un accompagnement personnalisé de chaque hôpital dans la mise en place effective du projet. Celui-ci a permis au ministère de la Justice d’avancer vers une modernisation de ses processus administratifs par le biais d’une dématérialisation des démarches, endossée par l’administration plutôt que par l’usager. Forte de ce succès, l’administration espagnole a depuis cherché à lancer un deuxième volet du projet portant sur l’enregistrement des décès. Le déploiement ne rencontre néanmoins pas la même réussite, notamment car il échoue à gérer les décès survenus en dehors des hôpitaux et doit composer avec la présence d’autres acteurs tels que des opérateurs funéraires ayant du mal à intégrer le même système d’information dans leurs activités. Là où le premier versant d’ANDES semblait avoir aligné les acteurs sur des pratiques communes, l’échec relatif du deuxième témoigne de difficultés persistantes pour produire un service personnalisé.

 

Par Anne Cheramy
Responsable de la section "pilotage et coordination" au sein de la Direction de l'information légale et administrative

 

[1] Voir aussi la Note réactive n° 60 de l’IGPDE, décembre 2013/janvier 2014 – Espagne : lancement d’une vaste réforme des administrations.

[2] Pour plus d’informations, consulter le site de l’ANDES

[3] Le ministère de la Justice et la gestion du registre d’état civil relèvent de l’administration centrale, tandis que les administrations régionales ont en charge les questions de santé.

 La revue Action publique. Recherche et pratiques est publiée en partenariat avec

Université Paris Dauphine IISA

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