Accueil d'un stagiaire : quelles règles devez-vous respecter ?

Lorsque vous accueillez un stagiaire au sein de votre structure, vous êtes tenu de respecter la réglementation. Rémunération, durée du stage, avantages accordés Quelles sont vos obligations en la matière ? On fait le point.

Qu'est-ce qu'un stage ?

Le code de léducation définit le stage comme une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel. Il permet à l'élève ou l'étudiant de développer des compétences professionnelles et de mettre en uvre les acquis de sa formation en vue d'obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle.

Cette période doit faire l'objet d'une convention entre le stagiaire, l'organisme d'accueil et l'établissement d'enseignement.

Dans quel cadre pouvez-vous accueillir un stagiaire ?

La personne accueillie en stage doit obligatoirement suivre un cursus de formation, dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement (article D124-2 du code de léducation).

En d'autres termes, vous ne pouvez pas accueillir de stagiaire en dehors d'un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.

Tout stage doit par ailleurs faire lobjet dun double encadrement :

  • par un enseignant référent désigné au sein des équipes pédagogiques de létablissement denseignement,
  • et par un tuteur désigné par lentreprise, chargé de laccueil et de laccompagnement du stagiaire.

Quelles missions pouvez-vous confier à un stagiaire ?

Un stage doit permettre au stagiaire d'acquérir et de mettre en uvre les compétences professionnelles en lien avec sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent être « conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement  et approuvées par l'organisme d'accueil » (article L124-1 du code de léducation).

À noter : il n'est pas possible de conclure une convention de stage dans les cas suivants (article L124-7 du code de léducation) :

  • pour remplacer un salarié en cas d'absence ou de suspension de son contrat de travail,
  • pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent,
  • pour faire face à un accroissement temporaire d'activité,
  • pour occuper un emploi saisonnier.

Combien de stagiaires pouvez-vous accueillir en même temps ?

Cela dépend de la taille de l'entreprise (article R124-10 du code de léducation) :

  • les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir trois stagiaires maximum en même temps,
  • pour les entreprises de 20 salariés et plus, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas excéder 15 % de l'effectif.

Combien de temps un stage peut-il durer ?

La durée maximale d'un stage est de six mois par organisme d'accueil et par année d'enseignement (article L124-5 du code de léducation).

Pour calculer cette durée, il est nécessaire de tenir compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil, en considérant que :

  • sept heures de présence, consécutives ou non, représentent une journée de présence
  • 22 jours de présence, consécutifs ou non, représentent un mois.

La durée maximale de six mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil.

Quelles sont les règles concernant la convention de stage ?

Le stage en milieu professionnel donne obligatoirement lieu à la signature dune convention de stage entre lemployeur, létudiant (futur stagiaire) et lorganisme de formation dont il dépend.

Cette convention fixe les règles obligatoires ou facultatives relatives au bon déroulement du stage. Elle doit notamment renseigner les informations suivantes (article D124-4 du code de léducation) :

  • l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement,
  • les activités confiées au stagiaire et les compétences à acquérir au cours du stage,
  • les noms de l'enseignant référent et du tuteur dans lorganisme daccueil,
  • les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire,
  • les conditions d'autorisation d'absence,
  • le taux horaire de la rémunération (appelée « gratification », voir le paragraphe suivant), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement,
  • les éventuels avantages accordés au stagiaire (restauration, hébergement, remboursement de frais),
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.

En savoir plus sur le contenu de la convention de stage

Devez-vous verser une gratification financière au stagiaire ?

Le versement dune gratification mensuelle au stagiaire est obligatoire dès lors quil est accueilli par lentreprise plus de deux mois consécutifs. Si sa présence nest pas continue, la gratification doit être versée à partir de la 309e heure de stage.

Le montant minimum est fixé à 15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 4,35 par heure de présence effective au 1er janvier 2024.

En dessous de cette durée de deux mois, la gratification est facultative et relève d'une négociation entre le stagiaire et lorganisme daccueil.

De quels droits et avantages financiers le stagiaire bénéficie-t-il ?

Même si le stagiaire na pas le statut de salarié, il doit bénéficier, au même titre et conditions que les salariés de lorganisme daccueil, de protection et de droits, liés notamment au harcèlement moral (article L124-12 du code de léducation). Il a également accès à certaines prestations, telles que les activités culturelles et sociales du comité dentreprise. Il en est de même pour laccès au restaurant dentreprise ou concernant loctroi de titres-restaurant.

À propos des frais de transport

Concernant les frais de transports publics (métro, bus, location de vélo) engagés par le stagiaire pour se rendre sur le lieu de stage depuis son domicile, le remboursement d'une partie de ces frais est une obligation pour lemployeur (article L3261-2 du code du travail). La proportion prise en charge varie selon le secteur privé et public. 

En revanche, la prise en charge par lemployeur des frais de transports personnels pour se rendre sur le lieu de travail nest pas obligatoire. Le code du travail stipule que lemployeur « peut prendre en charge » ce type de déplacement. La prise en charge doit être prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur (article L3261-4 du code du travail).

Quelles formalités effectuer à la fin du stage ?

À la fin de la période de stage, vous devez remettre au stagiaire une attestation. Celle-ci mentionne la durée effective du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée.

Retrouvez un modèle dattestation de stage

De son côté, le stagiaire transmet à son établissement d'enseignement un document dans lequel il évalue la qualité de son stage.

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