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Dématérialisation de la commande publique : un guide « très pratique » pour accompagner les entreprises

08/06/2018

À partir du 1er octobre 2018, la dématérialisation de la commande publique concernera toutes les procédures d'achat à partir de 25 000 euros HT. Pour accompagner les entreprises ou les associations vers cette échéance, la direction des Affaires juridiques (DAJ) du ministère de l’Économie et des Finances publie le « Guide très pratique 2018 de la dématérialisation des marchés publics». Que trouverez-vous dans ce guide ?

Ce guide est destiné aux entreprises, aux associations, afin qu'elles puissent se familiariser d'ici l'échéance du 1er octobre 2018, dans le cadre de la passation d'un marché public, avec l'utilisation des profils acheteurs, le dépôt des plis sur les profils acheteurs, l'acquisition d'un certificat de signature électronique.

Sous forme de questions/ réponses, le guide aborde l'ensemble des sujets très pratiques liés à l'exigence de dématérialisation. Quels sont les marchés concernés ? Qu’est-ce que le profil d’acheteur ? Quels sont les documents concernés par les échanges dématérialisés ? Qu’est-ce que le document unique de marché européen (DUME) ?

Au 1er octobre 2018

Pour les marchés publics égaux ou supérieurs à 25 000 euros HT :

  • transmission des candidatures et des offres par voie électronique, sans les signer ;
  • transmission à l'acheteur des questions, demandes d'informations par voie électronique ;
  • réception des informations et décisions des acheteurs (lettres de rejet, notifications, etc.) par voie électronique ;
  • signature électronique du marché (la signature est nécessaire uniquement pour l'attribution du marché).

    Les marchés de défense ou de sécurité ne font pas partie du périmètre.

Lire aussi : Qu'est-ce qu'un marché public?

Qu’est-ce que le profil d’acheteur ?

Le profil d’acheteur (ou plateforme de dématérialisation) permet à l’entreprise de prendre connaissance et de télécharger les documents de consultation, transmettre les réponses et échanger avec l’acheteur.

La sécurité et l’intégrité des échanges sont garanties par horodatage et la traçabilité des échanges est assurée.

Le profil d’acheteur est actuellement obligatoire pour les marchés d’un montant égal ou supérieur à 90 000 euros hors taxes. Au 1er octobre 2018, le seuil passera donc à 25 000 euros HT.

Quelles sont les fonctionnalités minimales des profils d’acheteur ? Quels sont les prérequis techniques ? Qu'est-ce qu'une copie de sauvegarde? Comment l'utiliser ? Quelles vérifications faire ? Telles sont les questions auxquelles le guide apporte des réponses concrètes.

Lire aussi : Marchés publics, pouvez-vous vous porter candidat ?

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique, apposée sur un document électronique, garantit l’intégrité du document. Son usage nécessitant un certain nombre de préalables techniques, elle ne sera pas obligatoire au 1er octobre 2018.

Mais il est possible d’y recourir et elle est recommandée. En effet, à partir d’octobre 2018, les communications et les échanges d’informations de la procédure de passation doivent être dématérialisés. La signature électronique évitera la rupture de la chaine de dématérialisation que constituerait une signature manuscrite.

Le guide de la dématérialisation des marchés publics détaille les différents aspects de la signature électronique : quel est l'intérêt de signer électroniquement ? Quels documents du marché doivent être signés électroniquement ? Qui doit signer ? Quels sont les outils de base pour signer électroniquement ? Comment choisir le bon certificat de signature électronique ? Où se le procurer ?

Qu’est-ce que le document unique de marché européen (DUME) ?

Le document unique de marché européen (DUME) est une déclaration sur l’honneur de la compétence, de la situation financière et de la capacité d’une entreprise à candidater à un marché européen. Il s’agit d’un document électronique adaptable à la procédure et permettant le pré-remplissage par des données existantes.

Le DUME version dématérialisée est disponible depuis avril 2018.

Le DUME permet :

  • de déclarer sur l'honneur qu'une entreprise ou une association peut candidater à un marché public ;
  • d'indiquer que l'entreprise n'entre pas dans l'un des cas d'interdiction de soumissionner ;
  • d'indiquer que l'entreprise remplit les critères de sélection choisis par l'acheteur.

Le guide pratique répond aux questions essentielles : le DUME est-il obligatoire ? Où le trouver ? Quels sont les objectifs poursuivis ? Comment l’utiliser ? etc.

La facturation électronique

L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

  • depuis le 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques ;
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés).

Lire aussi : Marchés publics : la facturation par voie électronique obligatoire par étapes

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