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La déclaration sociale nominative (DSN), comment cela fonctionne ?

La déclaration sociale nominative (DSN) s'est substituée aux déclarations sociales demandées au titre de l’emploi des salariés. Quelles sont les entreprises concernées ? Comment fonctionne la DSN ? Explications.

La DSN : qu'est-ce que c'est ?

Mise en oeuvre progressivement depuis 2017 et généralisée depuis le 1er janvier 2019, la DSN remplace dans la plupart des cas la DADS-U (déclaration annuelle des données unifiées). Elle est le moyen de transmission des données employeurs pour déclarer et payer leurs cotisations aux organismes sociaux. Cette déclaration unique, mensuelle et dématérialisée permet aux employeurs de simplifier, sécuriser et fiabiliser les obligations sociales.

La DSN repose sur la transmission de 2 types de données :

  • les informations issues de la paie au sens large
  • les signalements d'évènements pour l'Assurance Maladie (signalements d'arrêt maladie, accident du travail, maternité, etc.) et pour Pôle emploi (reprises du travail et signalements de fin de contrat de travail).

La DSN : pour quelles entreprises ?

Toutes les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole de sécurité sociale et qui emploient des salariés sont dans le périmètre de la DSN.

Les entreprises ayant plusieurs établissements doivent réaliser une DSN pour chaque établissement « employeur » disposant d'un numéro SIRET propre. Une entreprise SIREN adressera ainsi dans son fichier autant de structures DSN qu'elle a d'établissements (SIRET).

Certains employeurs sont exclus de la DSN. Il s’agit :

  • des particuliers employeurs
  • des employeurs de la fonction publique
  • de certaines entreprises situées dans des zones géographiques non concernées par la DSN (Monaco, certaines collectivités d’Outre-Mer, certaines entreprises de Mayotte sans SIRET, etc.).
  • des employeurs entrés en DSN employant des populations hors périmètre de la DSN
  • des établissements nouvellement entrés en DSN et n'ayant pas pu transmettre les données des organismes complémentaires en DSN.

Ces employeurs doivent continuer à déposer une DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiées). Les particuliers-employeurs peuvent utiliser le CESU.

Lire aussi : Emploi des travailleurs handicapés et DSN : les obligations déclaratives évoluent en 2020

La DSN : comment renseigner votre logiciel de paie ?

La DSN est un sous-produit de la paie, généré par votre logiciel de paie, qui doit donc être compatible. Les logiciels de paie compatibles permettent de « traduire » les données figurant sur le bulletin de paie en données DSN. Ce sont les entreprises développant ce type de logiciel qui intègre l’API (interface de programmation) DSN dans le logiciel de paie qui vous est proposé.

Si vous n'avez pas de logiciel de paie, vous pouvez adhérer à l'une des offres suivantes :

  • Tese (Titre emploi service) pour les entreprises employant des salariés
  • izilio BTP pour les entreprises du BTP
  • izilio guichet professionnel pour les entreprises du spectacle vivant, de l'audiovisuel et du cinéma
  • CEA (chèque emploi associatif) pour les associations à but non lucratif ou les fondations
  • impact emploi association pour les associations (sportive, artistique, animation, familles rurales...) comptant au plus 9 équivalent temps plein.

Après son dépôt, la DSN est soumises à différents contrôles. Des messages de l'administration peuvent remonter au déclarant via son tableau de bord DSN. L'ensemble des retours est à prendre en compte et doit faire l'objet d'actions correctives si besoin.

La DSN : qui peut l'effectuer ?

3 options s’offrent à vous :

  • vous effectuez vous-même la DSN sur le site net-entreprises.fr ou via votre logiciel de paie compatible (tout en y réservant un accès à certains de vos salariés, comme ceux en charge des ressources humaines)
  • vous confiez à un tiers l’envoi de votre DSN (par exemple à un expert-comptable)
  • vous utilisez les deux options précédemment citées : vous réalisez vous-même certaines déclarations et confiez à un tiers les autres déclarations.

La DSN : quand l'effectuer ?

La DSN est à effectuer chaque mois et le paiement des cotisations est mensuel :

  • avant le 5 du mois pour les entreprises d'au moins 50 salariés et dont la paye est versée au cours du même mois que la période de travail
  • avant le 15 du mois dans les autres cas (employeurs de 50 salariés et plus en décalage de paye, employeurs de moins de 50 salariés).

Une déclaration tardive peut engendrer des pénalités de retard.

Si un événement (arrêt de travail, fin de contrat de travail) survient au cours du mois, il faut le signaler via la DSN dès qu’il est connu.

La DSN : les sanctions en cas de manquement

Défaut de production de la DSN dans les délais

Les entreprises ne produisant pas leur DSN dans les délais impartis s'exposent à une pénalité de 1,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par mois de retard. Ce montant est plafonné à 150 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par entreprise et par an si le défaut de production est inférieur ou égal à 5 jours. La pénalité est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration de l'employeur.

Non respect du vecteur DSN

Les entreprises se soustrayant à l'obligation déclarative en DSN encourent une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié :

Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014

  • montant plafonné à 10 000 € si l'entreprise emploie au moins 2 000 salariés
  • montant plafonné à 750 € par entreprise si l'entreprise emploie un nombre inférieur à 2 000 salariés.

Pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016

  • montant plafonné à 750 € par entreprise et par mois.

Lire aussi : Tout savoir sur la fiche de paie

Publié initialement le 26/10/2016

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