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Tout savoir sur les congés payés de vos salariés en 5 questions

23/10/2018

Les congés payés représentent en France un droit dont dispose tout salarié d’une structure privé ou publique. À quelles règles sont-ils soumis pour les employeurs ? Comment fixer les jours de congés de vos salariés ? Comment sont établies les indemnités de congés payés ?

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Congés payés : qui y a droit ?

Tout salarié a droit chaque année à un congé payé par l’employeur.
Le droit aux congés payés est ouvert au salarié, quel que soit son emploi, sa catégorie ou sa qualification, la nature de sa rémunération et son horaire de travail. Le salarié à temps partiel dispose des mêmes droits que le salarié à temps complet.

Les congés payés ne peuvent pas être remplacés par des indemnités, sauf exception.

Les congés payés peuvent être pris dès l’embauche sous réserve des règles de détermination de la période de prise des congés et de l’ordre des départs en congés des différents salariés de l'entreprise.

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À combien de jours de congé a droit un salarié ?

Le salarié à temps plein a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. Un mois de travail effectif correspond à une période équivalente à 4 semaines ou à 24 jours de travail.

La durée totale du congé exigible par le salarié ne peut excéder 30 jours ouvrables soit 5 semaines pour une année complète de travail (du 1er juin au 31 mai de l'année suivante à défaut d’une autre période fixée par accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, convention ou accord de branche).

Le congé principal (le plus long congé de l'année pour un salarié) ne peut être inférieur à 12 jours ouvrables. Il doit être pris (sauf avis inverse dans la convention collective) entre le 1er mai et le 31 octobre.

Sauf exception, un congé pris en une seule fois ne peut dépasser 24 jours ouvrables.

Les jours de fractionnement

En l'absence d'accord ou de convention, des jours ouvrables de congé supplémentaire, dit jours de fractionnement, peuvent être attribués :

  • Un jour de congé supplémentaire* est attribué au salarié qui prend entre 3 et 5 jours de congé en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre.
  • 2 jours ouvrables de congés supplémentaires* sont attribués au salarié qui prend 6 jours ou plus de congé en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre.

*Attention, les jours de fractionnement sont sont calculés compte tenu des jours restant sur 4 semaines de congés payés. Ils sont accordés à la condition que le salarié ait pris au moins 12 jours de congés consécutifs (son congé principal) du 1er mai au 31 octobre.

Les jours supplémentaire pour enfants à charge

Tout salarié a droit à 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge :

  • dans la limite de 30 jours ouvrables de congés (supplémentaires + annuels) pour les salariés de plus de 21 ans au 30 avril de l'année précédente
  • réduits à 1 jour, pour les salariés de moins de 21 ans, si le congé légal n'excède pas 6 jours (La limite de 30 jours pour les plus de 21 ans ne joue pas pour les moins de 21 ans.)

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Comment l'employeur fixe-t-il la période de congé ?

En accord avec les dispositions d’ordre public, l’entreprise dispose du droit à fixer par un accord d’entreprise ou par convention de branche la période de prise de congés payés et l’ordre des départs. L’employeur ne peut ensuite, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, modifier l’ordre et les dates de départ moins d’un mois avant la date de départ prévue.

Pour définir l’ordre des départs, l’employeur tient compte des critères suivants :

  • la situation de famille des bénéficiaires
  • la durée de leurs services chez l’employeur
  • leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs

L'employeur peut refuser d'accorder un congé à son employé. L'employeur peut aussi imposer au salarié de prendre des jours de congés.

Les dates et l'ordre des départs doivent être communiqués à chaque salarié au moins 1 mois à l'avance.

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Comment sont calculés les indemnités de congés payés ?

Pendant son congé, le salarié perçoit une indemnité de congé payés. Cette indemnité peut être calculée de 2 façons :

  • l'indemnité de congés payés est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence, ou
  • l'indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler.

C'est le montant le plus avantageux pour le salarié qui est payé.

Indémnité compensatrice de congés

Dans certains cas, les salariés ne peuvent exercer leur droit aux congés, ils ont alors droit à des indemnités compensatrices. Ces cas sont les suivants : salariés dont le contrat est rompu, salariés intérimaires, salariés en contrat à durée déterminée.

Le montant de cette indemnité compensatrice de congé payé est équivalente à l'indemnité de congé payé.

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Comment est déterminée la période de référence donnant droit à congé ?

Le quota de congés payés cumulé dépend du temps de travail effectif réalisé par le salarié sur une période donnée appelée la période de référence. Si le début de la période n’est pas fixé par un accord d’entreprise ou une convention de branche, le point de départ de la période prise en compte pour le calcul du droit au congé est par défaut fixé au 1er juin de chaque année

Il existe un cas particulier pour les professions où l’employeur est tenu de s’affilier à une caisse de congé qui fixe le point de départ de l’année de référence au 1er avril. Les conditions sont précisées dans les articles D. 3141-9 à D. 3141-37 du code du travail.

Certaines périodes d’absence sont intégrées dans le calcul de la période de travail effectif pour les congés notamment :

La totalité des heures non-travaillées dans le cadre d’une activité partielle est également prise en compte dans le calcul des droits aux congés payés.

En cas d’absence injustifiée pendant la période de référence, un décompte en jours ouvrables des congés sera effectué. Cependant, les cas d'absences ci-dessous ne feront l'objet d'aucun décompte du quota de congés payés :

  • les absences autorisées
  • les jours de maladie
  • les jours de chômage
  • le congé de maternité, congé de paternité et d’accueil de l’enfant ou d’adoption
  • les périodes obligatoires d’instruction militaire
  • les périodes de préavis

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