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Commerçants : tout savoir sur la nouvelle règlementation des logiciels de caisse

29/03/2018

Dans le cadre de la loi de finances pour l’année 2018, un renforcement du dispositif de certification des logiciels de caisse a été lancé. À qui s’adresse-t-il ? Quelles obligations pour les professionnels ? Explications.

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Une nouvelle réglementation concernant la certification des logiciels de caisse est mise en place depuis le 1er janvier 2018. Cette mesure a pour objectif d’accentuer la conformité des équipements aux exigences d’inaltérabilité, de sécurisation et de conservation prévues par la loi.

Qu'est-ce qu'un logiciel de caisse ?

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire qu’il permet d’enregistrer les paiements associés aux ventes et prestations de services du professionnel et les garder en mémoire. Un outil de mesure (comme une balance) ou encore un tableur utilisé à des fins de tenue de caisse ne sont pas considérés comme relevant des logiciels de caisse.

A noter

Le dispositif concerne tout assujetti à la TVA. Tout particulier qui pratique du e-commerce n'est pas concerné par cette obligation dès lors qu'il n'est pas assujetti à la TVA.

Lire aussi : Certification des logiciels de caisse : êtes-vous concerné ?

 

Quelles sont les obligations prévues par la loi ?

La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. En revanche, elle impose que les commerçants équipés de ces logiciels ou systèmes obtiennent une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l'attestation individuelle de l'éditeur pour le logiciel de caisse utilisé. Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés assurent un niveau commun d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. A noter qu'il incombe au commerçant de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n'étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.

Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu’un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi.

Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées.

Plus d'informations :

Questions / Réponses sur le site de la direction générale des Finances publiques [PDF; 175 Ko]

Lire aussi : E-commerçants, quelles obligations d'information devez-vous remplir envers le consommateur ?

 

Qui est concerné par l’obligation de certification ?

La loi n’impose en aucun cas aux professionnels d’utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants n’en utilisant pas ne sont donc pas concernés par la mesure.

Elle concerne par contre tous les commerçants – et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA – qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, tous secteurs d’activité confondus. Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces et e-commerces. Des exceptions ont cependant été prévues dans les cas suivants :

  • professionnels réalisant des opérations commerciales avec d’autres professionnels ;
  • professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
  • professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs) ;
  • professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.

La direction générale des Finances Publiques (DGFiP), chargée du contrôle du respect de cette obligation, accompagnera les entreprises dans la première année de mise en place du dispositif.

Lire aussi : Commerçants, êtes-vous autorisés à ouvrir le dimanche ? | E-commerçants, ce qu'il vous faut savoir sur les délais de rétractation

 

Publié initialement le 4 septembre 2017

Questions / Réponses

Obligation d'utiliser un logiciel de caisse sécurisé au 1er janvier 2018 - Questions / Réponses sur le site de la direction générale des Finances publiques [PDF; 175 Ko]

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