Dématérialisation - Fiches techniques et questions pratiques

• Fiche précisant les modalités du dispositif  « Dîtes-le nous une fois » pour les acheteurs de l'État et de ses établissements publics
• Dématérialisation - Les formats de fichiers
• Liste des code CPV des achats informatiques
• Les factures électronique dans les marchés publics -  explications  sur le site  de l’AIFE ( Agence pour l'informatique financière de l'Etat
• Fiche pratique sur le Profil d'acheteur

► Qu’est-ce qu’un profil d’acheteur ?

L’article 31 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics et l’article 4 du décret n°2016-86 du 1er février 2016 relatif aux contrats de concession disposent que « le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs/autorités concédantes de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires ».

En pratique, le profil d’acheteur est un site, généralement appelé « plateforme », accessible en ligne via un réseau internet. Il centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition des acheteurs/autorités concédantes et des opérateurs économiques. Le site d’une collectivité ne peut être qualifié de profil d’acheteur que s’il offre l’accès à un certain nombre de fonctionnalités.

Il se compose d’un espace à disposition de l’acheteur ou de l’autorité concédante lui permettant de mettre en ligne son appel d’offres ainsi que les documents de la consultation, puis de récupérer les candidatures et les offres. Il offre également une interface visible par l’opérateur économique lui permettant de consulter les appels d’offre et de télécharger les documents de la consultation, ainsi que de déposer sa candidature et son offre.

► Comment se doter d'un profil d'acheteur

L’acheteur a toute liberté de déterminer comment se doter d’un profil d’acheteur, mais nombre de solutions s’offrent à lui :

• Il est possible de développer le site en interne, de manière autonome. Il n’est pas obligatoire de faire appel à un tiers (éditeur de plateforme) pour créer ou gérer son profil d’acheteur ;
• Il est également possible d’acquérir un profil d’acheteur à la suite d’une procédure de marché auprès d’un prestataire ;
• Enfin, plusieurs entités peuvent mutualiser leurs moyens pour acquérir un profil d’acheteur. On parle alors de plateforme mutualisée. Cette option engendre des économies et peut représenter une opportunité de coûts appréciable, notamment pour les petites collectivités.

Par exemple :
⇒ Les services de l’État disposent d’une plateforme mutualisée et unique : PLACE (plateforme des achats de l’Etat).
⇒ Un syndicat mixte ou un groupement d’intérêt public (GIP) peuvent également être créés pour mettre en place une plateforme mutualisée à la disposition des collectivités locales y adhérant. C’est le cas du GIP « Maximilien », ouvert à tous les acheteurs d’Ile-de-France. 

Le coût moyen d’un profil d’acheteur peut varier à l’initiative de l’acheteur en fonction des modalités désirées pour le site et de la manière de contractualiser avec le prestataire. Le choix de la mutualisation offre une alternative moins coûteuse pour l’acheteur que s’il acquiert un profil d’acheteur en propre.

► Quels sont les contrats et les données concernées par l’ouverture des données essentielles ?

Les marchés publics d’un montant supérieur à 25 000 euros HT et les contrats de concessions.

L’arrêté du 14 avril fixe une liste spécifique de données essentielles pour chaque type de contrats :

• les marchés publics (article 2) ;
• les marchés publics de défense ou de sécurité (article 3) ;
• les contrats de concession (article 4).

Certaines données sont communes à ces 3 types de contrats, d’autres sont spécifiques à un type de contrat particulier... L’acheteur doit donc vérifier quelle liste de données doit être publiée pour chaque contrat qu’il passe. L’acheteur doit également veiller à ce que les données essentielles publiées ne doivent pas être contraires à l’ordre public.

► Quand et où doivent être publiées les données essentielles ?

Les données essentielles doivent être publiées sur le profil d’acheteur.

Le délai dans lequel l’acheteur a l’obligation de publier les données essentielles varie en fonction du type de contrat. Ainsi les données essentielles des marchés publics doivent être publiées au plus tard 2 mois après la notification du marché public. Les données essentielles des contrats de concession doivent, quant à elles, être pub

► Comment publier les données essentielles ?

Les données doivent être publiées conformément aux formats, normes et nomenclatures fixés en annexe de l’arrêté du 14 avril 2017. Ces données doivent être mises à disposition en consultation sur le profil d’acheteur ou en téléchargement aux formats XML ou JSON.

L’arrêté prévoit l’obligation pour l’acheteur de déterminer une licence de réutilisation pour les  données essentielles qu’il publie.