Selon le Code de la commande publique, toutes les procédures d’achats publics supérieures ou égales à 40 000 euros HT doivent être dématérialisées. La dématérialisation permet aux acheteurs de toucher plus d’entreprises susceptibles de répondre à leurs appels d’offres tout en augmentant leur transparence. Elle ouvre également de nouvelles possibilités aux acheteurs pour le développement de leur politique d’achat, notamment autour de la donnée. Enfin, la dématérialisation évite à ses services des tâches administratives répétitives et permet de faire des économies d'impressions et d'envois postaux.
Le processus de dématérialisation
La « vie » d’un marché peut être schématisée comme une chaîne dont les maillons sont chronologiquement la stratégie et le pilotage des achats (y compris le sourcing), la publicité, la consultation, l’attribution et la notification de la décision, l’exécution, le suivi administratif et financier, la réception et enfin l’archivage, comme indiqué sur le schéma suivant :
Dématérialiser ses marchés consiste donc pour un acheteur à disposer de services numériques correspondant à ces maillons et à assurer une bonne communication entre eux dans leur système d’information.
L’obligation d’un acheteur porte aujourd’hui sur le processus de passation en utilisant une plateforme dédiée appelée « profil acheteur ». Il existe ainsi en France un grand nombre de plateformes mutualisées entre territoires (Cf. carte - pdf- 196 Mo), qui permettent aussi aux acheteurs passant un nombre limité de marché supérieurs à 40.000 euros de s’équiper.
Outils au service de la dématérialisation
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Demander aux entreprises d’utiliser pour se déclarer ce formulaire-type qui évite à celles-ci de redemander des pièces administratives grâce au dispositif « Dites-le nous une fois ».
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Signer électroniquement permet de ne pas briser la chaîne de la dématérialisation avec ses inconvénients (perte de temps et de fiabilité). Le seul document pour lequel une signature est obligatoire est l’acte d’engagement qui fait office de contrat. Il est important de ne pas signer ou faire signer les autres documents de marché créant des alourdissements de procédure.
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Initier une démarche d’archivage électronique des documents de ses marchés avec le référentiel de conservation « Cycle de vie des documents issus des marchés publics »
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Sobriété numérique
Éviter d’utiliser des fichiers volumineux, ou les comprimer.
Liens utiles
- Le processus complet de dématérialisation (pdf - 188,2 Ko)
- Faire communiquer vos systèmes d’information (pdf - 899 Ko)
- Les données de la commande publique
- Former vos collaborateurs à la dématérialisation des marchés publics
- Pour toute question, consulter le guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs (pdf - 2,4 Mo)
