Accueil du portailAIFEMinistèresChorus Formulaires › Chorus Formulaires

Les services apportés par Chorus Formulaires

Une réponse à de multiples enjeux !

Au-delà de la nécessité d’outiller en amont la chaîne de la dépense, la solution Chorus Formulaires répond à divers enjeux :

►Mutualiser les besoins : en regroupant les expressions de besoins en une seule demande d’achat pour constituer un seul marché, les commandes plus importantes ainsi générées permettent de réduire les coûts auprès des fournisseurs

►Baisser les délais de traitement : les agents en charge du traitement des Demandes d’Achat (DA) sont alertés au plus tôt du fait de leur dématérialisation. Grâce aux workflow mis en place, les risques de mauvaises affectations des demandes d’achat sont par exemple réduits

►Assurer le réapprovisionnement des magasins de stockage : Les besoins exprimés étant donc remontés au plus tôt, le réapprovisionnement des stocks s’effectue plus rapidement

►Tracer le flux existant entre les services : les wokflow mis en place permettent aux services de dématérialiser leurs échanges et ainsi contribuer à leur optimisation

►Rationaliser les applications ministérielles : en regroupant au sein d’une solution partagée les besoins de l’ensemble des ministères, ces derniers économisent en coûts de maintenance et d’exploitation sur leurs applications spécifiques, qui peuvent ainsi être arrêtées.

 

Chorus formulaires concrètement !

Suite à la demande de son responsable, l’agent d’un service souhaite acquérir de nouveaux ordinateurs...

  1. Il crée un formulaire « Expression de Besoin » (EB)
  2. son responsable valide cette expression de besoin
  3. informée de la validation du besoin, la cellule achat le matérialise par la création d’un formulaire « Demande d’Achat » (DA)
    cette Demande d’Achat peut être validée par le responsable de la cellule achat avant d’être transférée à Chorus de manière dématérialisée
  4. une fois réceptionnée dans Chorus, un responsable va convertir cette « Demande d’Achat » en Engagement Juridique (EJ) au sens des marchés publics
    La cellule achat sera informée via Chorus Formulaires, de la référence de cet Engagement Juridique associé à la Demande d’Achat
  5. une fois la commande d’ordinateurs livrée, la cellule achat va alors constater sa bonne réception en créant un formulaire « Service Fait » (SF)
  6. une fois le « Service Fait » réceptionné dans Chorus, il est alors certifié
  7. La réception de la facture du fournisseur déclenche la création dans Chorus de la demande de paiement sur la base des éléments du Service Fait certifié
  8. Le processus se termine par la transmission du N° de paiement transmis à Chorus formulaires pour enrichissement du suivi de commandes
Des fonctionnalités riches et adaptées
Pour répondre à ces enjeux et aux différents besoins communs des ministères, la solution Chorus Formulaires leur offre un large panel de fonctionnalités ; de l’Expression de Besoin (EB) à la constatation du Service Fait (SF) en passant par la Demande D’achat (DA)


La solution est aussi évolutive et permet la création de nouveaux formulaires pour couvrir les besoins spécifiques des ministères tels les « frais de justices »

Pour garantir le bon traitement des formulaires tout au long du processus, la solution assure le lien, le suivi et le dialogue entre les services impliqués à travers un flux d’activité et des fiches communications permettant l’échange d’informations et de documents, selon le rôle affecté à chacun.